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title: "PIM Akeneo - Pilotage projet sur 5 ans et migration SaaS"
description: "Pilotage de bout en bout du système central de données produits pour 2 000+ programmes immobiliers. Coordination de 4 prestataires, 10+ parties prenantes sur 4 départements, et livraison d'une migration zero-downtime du Kubernetes on-premise vers Akeneo SaaS."
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author: "José DA COSTA"
date: "2019"
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# PIM Akeneo - Pilotage projet sur 5 ans et migration SaaS

Pilotage de bout en bout du système central de données produits pour 2 000+ programmes immobiliers. Coordination de 4 prestataires, 10+ parties prenantes sur 4 départements, et livraison d'une migration zero-downtime du Kubernetes on-premise vers Akeneo SaaS.

**Date:** 2019 - 2024  
**Duration:** 5 ans  
**Role:** Technical Lead puis Project Manager - PIM/DAM  
**Technologies:** Akeneo PIM Enterprise, PHP, Symfony, MySQL, Elasticsearch, RabbitMQ, Docker, Kubernetes, GitLab CI, Helm, Tyk, Azure AD, AWS S3

### Key Metrics

- Programmes geres: **-** - Programmes immobiliers (codes G2P) dans le PIM
- Rapports automatises: **-** - Rapports d'import générés sur 4+ ans
- Prestataires coordonnes: **-** - Agences et partenaires externes pilotes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet)
- Portails partenaires: **-** - Alimentes via Export Ligneurs en aval
- Parties prenantes: **-** - Parties prenantes internes et externes coordonnées sur 4 départements

## Présentation et définition

_De quoi parle ce projet ?_

### Domain

Immobilier / MarTech - Gestion des données produits pour les programmes de promotion neuve, d'investissement locatif et de gestion locative au sein d'un grand groupe immobilier français.

### Target Users

Équipes marketing, équipes commerciales, agences partenaires (ligneurs), équipe décisionnelle - utilisateurs internes B2B et intégrations partenaires externes.

**Content:** Le PIM (Product Information Management) est le **système central de gestion des données produits** du Groupe Pichet. Base sur la solution open-source **Akeneo PIM** (edition Enterprise), il centralise toutes les informations des programmes immobiliers du groupe (promotion neuve, investissement locatif, gestion locative) et les redistribue vers l'ensemble des canaux de diffusion.

Le système sert de **source unique de verite** pour les données produits à travers toute l'organisation. Chaque annonce immobilière publiée sur les sites du groupe (Pichet Immobilier, Pichet Investissement, Pichet Location), les portails partenaires (SeLoger, LeBonCoin, BienIci, et 22+ autres), le CRM (Hermes) et les outils décisionnels provient de ce PIM.

José DA COSTA a pris en charge ce système des son arrivee en janvier 2019, en remplacement d'Andoni L. (Kariba) qui lui a explicitement transféré son périmètre. En tant que Technical Project Manager, il a pilote l'ensemble du cycle de vie du PIM pendant 5 ans : coordination de 4 prestataires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet), pilotage de la migration de version, gestion du développement de pipelines d'import, conduite de la migration vers le cloud SaaS, et supervision de l'exploitation quotidienne avec 10+ parties prenantes internes et externes.

**Domain:** Domaine métier

**Target Users:** Utilisateurs cibles

## Objectifs, contexte, enjeux et risques

_Comprendre le paysage stratégique_

### Context

Le **Groupe Pichet** est un groupe immobilier familial dont le siege est a Pessac (Bordeaux Metropole), couvrant l'ensemble de la chaine de valeur immobilière : promotion neuve, investissement locatif, gestion locative, hôtellerie (All Suites, Mondrian/Ennismore), residences étudiantes et vignoble.

La DSI, dirigee par Jean-Luc O., était structuree en poles dédiés (SI Marketing/IT Factory, Middleware/ESB, DSI Transverse, SI Finance/RH). La transformation numérique nécessitait un **hub de données produits centralise et robuste** pour garantir une qualité de données cohérente sur tous les canaux.

José a herite d'un système PIM tournant sur une version obsolete (v1.4) avec un processus d'import partiellement manuel et aucun monitoring automatise. Le defi était de moderniser cette infrastructure critique tout en maintenant zero temps d'arret sur la distribution des données.

### Methodology

Le projet suivait une **méthodologie Agile hybride** adaptée aux contraintes d'un grand groupe :

- **Agile Scrum** avec des sprints de 2 semaines pour les phases de développement (migration, pipeline, SaaS) - pilote via **Jira** (projets PIMUP23, MIGPIM, PIM, SIMCT) avec sprint planning, revues et rétrospectives formalisees
- **COPIL (Comite de Pilotage)** avec le management pour les décisions stratégiques (migration SaaS, sélection fournisseur, allocation budgetaire)
- **Points hebdomadaires** avec Franck C. (N+1) couvrant l'avancement technique, le suivi budgetaire et l'état des risques
- **Documentation Confluence** : dossiers d'architecture, guides d'environnements, credentials API, collections Postman
- **Recettes formalisees** via cahiers de recette structures (DnD/Pichet) pour chaque release majeure
- **Release management** : plans de déploiement avec procédures de rollback, coordonnes avec l'équipe DevOps et Claranet pour les mises en production
- **Coordination prestataires** : revues trimestrielles avec Akeneo (business reviews), cadence sprint avec DnD, sync technique ad-hoc avec Kariba

### Stake Business

Le PIM alimenté tous les sites web du groupe et 25+ portails immobiliers partenaires - toute erreur de données se propage instantanement sur tous les canaux de vente.

### Stake Volume

2 000+ programmes immobiliers (codes G2P), 200 000+ docs, 100+ rapports automatisés par mois en production.

### Stake Compliance

Le PIM géré les données de commercialisation des lots (prix, disponibilité, surfaces, docs) - des erreurs peuvent avoir des consequences legales pour le groupe.

### Constraint Budget

18 000 EUR/mois d'OPEX infrastructure cloud (Docker/Kubernetes). Contrat licence Akeneo SaaS Serenity negocie avec l'éditeur. Gestion simultanee de plusieurs contrats fournisseurs (Akeneo, Claranet, DnD, Kariba).

### Constraint Resources

Pas d'équipe PIM dédiée - José était le seul propriétaire PIM, coordonnant 2 agences externes (DnD, Kariba) et 1 éditeur (Akeneo). Ressources internes partagees entre plusieurs projets DSI.

### Constraint Dependencies

Forte dépendance à l'ERP Thetrawin (exports XML quotidiens), au middleware ESB (TIBCO), à l'hebergeur Claranet, a Azure AD pour le SSO, et à la gateway API Tyk. Tout changement nécessitait une coordination inter-équipes.

- Migrer le PIM de la v1.4 vers Akeneo PIM v2.3 (puis v3, v4) en conservant l'intégrité des données et la continuité de service
- Automatiser l'import des données depuis l'ERP Thetrawin via un pipeline d'import XML quotidien
- Implementer le système de mediation G2P : rapprochement automatique entre programmes "fake" (crees manuellement dans le PIM) et vrais programmes issus de l'ERP
- Migrer vers Akeneo SaaS : passage de l'hébergement on-premise (Kubernetes chez Claranet/Oxalide) vers la plateforme cloud gérée par Akeneo
- Mettre en place le SSO Azure AD pour l'accès unifie au PIM SaaS
- Superviser et exploiter le PIM au quotidien (alertes, corrections, évolution des attributs et canaux)

**Objectives:** Objectifs

**Context:** Contexte

**Methodology:** Méthodologie & Gouvernance

**Stakes:** Enjeux business

**Stake Business:** Impact business direct

**Stake Volume:** Volume de données massif

**Stake Compliance:** Conformité règlementaire

**Constraints:** Contraintes projet

**Constraint Budget:** Budget

**Constraint Resources:** Ressources

**Constraint Dependencies:** Dépendances

**Risks:** Risques identifies

**Risk1 Title:** Perte de données lors de la migration

**Risk1 Desc:** Risque critique lors de la migration v1.4 vers v2.3 - attenue par une recette exhaustive (cahier de recette DnD/Pichet) et vérification de 200 000 docs.

**Risk2 Title:** Regression des API après migration

**Risk2 Desc:** Risque eleve de casser les consommateurs API existants sur la gateway Tyk - attenue par des branches de test API dédiées et un déploiement progressif.

**Risk3 Title:** Panne du pipeline d'import Thetrawin

**Risk3 Desc:** L'interruption de l'import quotidien impacté la fraicheur des données sur tous les portails - attenue par un monitoring automatisé et des alertes email à l'équipe.

**Risk4 Title:** Incohérences de mediation G2P

**Risk4 Desc:** De faux rapprochements pourraient corrompre les données d'annonces - attenue par des notifications détaillées de fusion et validation par l'équipe business.

## Les étapes - Comment j'ai pilote

_Un parcours chronologique sur 5 ans de pilotage projet et coordination de prestataires_

- Reprise du périmètre & Coordination de la migration
- Mise en production du pipeline & Cadrage opérationnel
- Migration SaaS - Projet stratégique
- Gestion du RUN & Transfert de connaissances

**Phase1 Period:** Jan - Sep 2019

**Phase2 Period:** Oct 2019 - Dec 2020

**Phase3 Period:** Jan 2021 - Dec 2021

**Phase4 Period:** Jan 2022 - Fév 2024

## Les acteurs - Les interactions

_Un projet ancre dans un écosystème humain riche_

### Gouvernance du projet

Le projet PIM suivait un modèle de gouvernance structure adapte au contexte organisationnel :

- **COPIL (Comite de Pilotage)** : décisions stratégiques avec le N+1 (Franck C.) et la direction DSI - validation budgetaire, go/no-go migration SaaS, approbation contrats fournisseurs
- **Point opérationnel hebdomadaire** : avec Franck C. couvrant l'avancement des sprints, l'état des risques, les livrables fournisseurs et les jalons a venir
- **Ceremonies de sprint** : planning, revue et rétrospective avec l'agence DnD en cadence bi-hebdomadaire (Jira PIMUP23)
- **Revues fournisseurs** : business reviews trimestrielles avec Akeneo, coordination mensuelle avec Claranet pour l'infrastructure
- **Portes de recette** : validation via cahier de recette formalisé (DnD/Pichet) avant chaque release majeure - signee par l'équipe métier (Gaetan B.)
- **Conduite du changement** : matrice RACI pour les décisions inter-équipes - en particulier pour les changements impactant les 25+ portails en aval

**Content:** Le projet PIM impliquait un ensemble diversifié de parties prenantes à travers l'organisation :

**Équipe directe & Management :**
- **Franck C.** - Referent SI WEB, manager direct (N+1) : points hebdomadaires, coordination technique et budgetaire, validation des déploiements
- **Andoni L.** - Développeur Kariba (predecesseur) : transfert complet de connaissances PIM & ligneurs en janvier 2019

**Partenaires de développement :**
- **Thomas R.** - Développeur Kariba : développement PIM (HealthPages, Kubernetes, résolution tickets PIMUP23)
- **Julien G.** - Développeur agence DnD : gestion tickets PIMUP23, estimations, planification sprints
- **Vianney C.** - Développeur agence DnD : revues de code, branches feature, avenant sprint supplémentaire

**Business & Opérations :**
- **Cyril M.** - Referent Production Digitale : coordination alertes PIM, demandes d'ajout aux mails d'alerting
- **Nicolas F.** - Chef de Projet Transverse : destinataire rapports import Thetrawin, coordination ESB/PIM
- **Kalala M.** - Développeur SI Marketing : destinataire rapports Thetrawin, support PIM
- **Gaetan B.** - Referent métier : validation flux ligneurs, demandes G2P, recette fonctionnelle

**Partenaires externes :**
- **Elie C.** - Representant Akeneo : RDV de suivi projet PIM (mai 2019)

José a agi comme le **point central de coordination** de tout l'écosystème PIM - le seul propriétaire du projet gerant les livrables fournisseurs, les attentes des parties prenantes internes, et la supervision opérationnelle. A partir de 2021, son rôle a été formalisé en Product Owner tout en conservant la responsabilite complète du pilotage projet et de la supervision technique.

## Les résultats - Impact

_Résultats mesurables pour la maturité en gestion de projet et la valeur business_

### For Me

- **Coordination multi-prestataires** : Pilotage simultane de 4 partenaires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) - de la négociation contractuelle à la validation des livrables, avec des modèles d'engagement différents (forfait, regie, SaaS)
- **Maîtrise du cycle de vie projet** : Pilotage complet sur 5 ans - de la définition du périmètre et la sélection fournisseur jusqu'à la mise en production, le run opérationnel et la passation structuree
- **Conduite de migration stratégique** : Pilotage de la décision on-premise vers SaaS, construction du business case, négociation du contrat Akeneo SaaS Serenity, et livraison de la migration sans interruption de service
- **Gestion des parties prenantes** : Coordination de 10+ parties prenantes sur 4 départements (SI Marketing, Production Digitale, DSI Transverse, équipes métiers) - adaptation du style de communication à chaque audience
- **Gestion budgetaire et contractuelle** : Pilotage de 18K EUR/mois d'OPEX infrastructure, négociation des contrats fournisseurs (MSA Akeneo, hébergement Claranet), participation aux négociations annuelles de renouvellement de licences

### For Company

- **Centralisation des données** : Source unique de vérité pour 2 000+ programmes immobiliers distribues vers 25+ portails partenaires et tous les sites du groupe
- **Automatisation** : Le pipeline d'import Thetrawin quotidien a elimine la saisie manuelle, produisant 15 000+ rapports automatisés sur 4 ans
- **Migration zero-downtime** : Migration on-premise vers SaaS livrée sans interruption de service sur les 25+ canaux en aval
- **Optimisation des couts** : La migration SaaS a réduit l'OPEX infrastructure (suppression de la maintenance du cluster Kubernetes) et recentre l'équipe sur les activités a valeur business
- **Consolidation fournisseurs** : Réduction de la complexité d'hébergement en passant du Kubernetes auto-géré (Claranet) vers la plateforme SaaS gérée par Akeneo
- **Qualité des données** : Le système de mediation G2P a automatisé la reconciliation des programmes, éliminant les doublons d'annonces sur les canaux de vente
- **Excellence opérationnelle** : 15 000+ rapports de monitoring automatisés sur 4 ans - détection précoce des problèmes de données avant impact sur les utilisateurs finaux
- **Passation structuree** : Transfert de connaissances complet avec documentation, formation et montee en autonomie progressive du succèsseur

**For Me:** Pour moi - Progression en gestion de projet

**For Company:** Pour l'entreprise - Impact business

## Les lendemains du projet

_Qu'est-il arrive après la livraison ?_

**Content:** **Lendemains immédiats (2022) :**
Après la finalisation de la migration SaaS, l'effort s'est concentre sur la stabilisation et la validation. Des fichiers de comparaison PIM/Hermes étaient générés après chaque cycle d'import sur tous les environnements (PREPROD-SAAS, PROD-SAAS, DEV1, DEV2) pour garantir la cohérence des données entre le PIM et le CRM.

**A moyen terme (2023) :**
Le PIM a été intégré dans la nouvelle plateforme PWR2 (le site Pichet.fr reconstruit), nécessitant une adaptation des rapports d'import pour les biens en location et les programmes neufs. La supervision des erreurs s'est poursuivie sur les fichiers lotvacant.xml à travers tous les environnements, démontrant la maturité du système et la fiabilité de l'infrastructure de monitoring.

**A long terme (2024 et au-dela) :**
La plateforme PIM SaaS continue de fonctionner comme le hub central de données pour la distribution immobilière du Groupe Pichet. Les choix architecturaux faits pendant la migration - notamment le pipeline base sur rsync de Thetrawin vers AWS vers PIM SaaS - se sont averes assez robustes pour supporter des années d'exploitation en production sans incidents majeurs.

La transition du Kubernetes on-premise vers le SaaS a significativement réduit la charge opérationnelle de l'équipe IT, validant la décision stratégique de migrer les systèmes critiques vers des plateformes cloud gerees. La passation progressive de José a assure la continuité des connaissances pour l'équipe reprenant les opérations PIM.

## Mon regard critique

_Rétrospective honnete sur 5 ans de maîtrise du PIM_

### What Went Well

- **Coordination structuree des prestataires** : Le pilotage de 4 partenaires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) avec des modèles d'engagement différents a fonctionne grace à des définitions de périmètre claires, des points de synchronisation réguliers et des portes de recette formalisees
- **Migration SaaS zero-downtime** : La transition on-premise vers SaaS a été livrée sans interruption de service, grace à une stratégie de déploiement phase avec des plans de rollback à chaque étape
- **Discipline du transfert de connaissances** : La passation entrante (d'Andoni L.) et la passation sortante (vers le succèsseur) ont suivi une approche structuree - documentation, sessions de formation, montee en autonomie progressive
- **Monitoring opérationnel des le premier jour** : Investir dans l'alerting et le reporting automatisé des le départ a évité que les problèmes de qualité de données n'atteignent les 25+ portails en aval

### What Would Change

- **Formalisation plus précoce du COPIL** : La structure de gouvernance était informelle au debut. Mettre en place un comite de pilotage formel avec une cadence réguliere plus tot aurait accéléré la prise de décisions stratégiques
- **Architecture Décision Records des le depart** : Les décisions étaient tracees via des fils d'emails et des pages Confluence, mais des ADR formels auraient rendu le raisonnement derriere les choix clés (SaaS vs on-premise, sélection fournisseur) plus tracable
- **Business case SaaS plus précoce** : La phase on-premise (2019-2021) a consomme un effort significatif de pilotage sur des sujets d'infrastructure. Construire le business case SaaS plus tot aurait libéré de la capacité pour du travail produit a plus forte valeur
- **SLAs fournisseurs plus structures** : Bien que les relations fournisseurs aient été bonnes, formaliser les SLAs et les chemins d'escalade plus tot aurait réduit les délais de réponse sur les incidents critiques

### Lessons Learned

- **Le pilotage projet demande la maîtrise du métier** : Les compétences techniques de gestion de projet ne suffisent pas. Comprendre le domaine immobilier (codes G2P, distribution multi-canal, contraintes règlementaires) est ce qui transformé un chef de projet en conseiller de confiance
- **La gestion fournisseur est une gestion de relation** : Les meilleures conditions contractuelles ne valent rien sans une relation de travail solide. Les business reviews trimestrielles avec Akeneo et la coordination réguliere avec les agences ont construit la confiance nécessaire à la migration SaaS
- **Les projets long terme ont besoin d'une gouvernance evolutive** : Sur 5 ans, le modèle de gouvernance a evolue d'une coordination informelle vers un COPIL structure et un product ownership formalisé - adapter la gouvernance à la maturité du projet est critique
- **La passation est un projet a part entiere** : Un transfert de connaissances de 5 ans ne se fait pas en une semaine. L'approche de passation progressive (6+ mois de fonctionnement en parallele) s'est avérée indispensable pour la continuité de service

**What Went Well:** Ce qui a bien fonctionne

**What Would Change:** Ce que j'aurais fait différemment

**Lessons Learned:** Leçons apprises