DAM Bynder Gestao de Ativos Digitais - Gerente de Projeto para 1.400 Usuarios

Implantacao completa da plataforma Bynder Brand Portal para o Groupe Pichet (~1.400 funcionarios), substituindo o sistema legado OpenText - unico piloto do projeto, entregue antes do prazo e dentro do orcamento.

Fevereiro 2019 - Novembro 2020

20 meses

Technical Lead - Piloto Unico

Bynder Brand PortalOpenText OTMMAkeneo PIMCI HUBAzure ADKatalon StudioAWS S3JiraConfluenceQualiacSOFT Monitor

DAM Bynder Gestao de Ativos Digitais - Gerente de Projeto para 1.400 Usuarios

Fevereiro 2019 - Novembro 2020

20 meses

Technical Lead - Piloto Unico

Bynder Brand PortalOpenText OTMMAkeneo PIMCI HUBAzure ADKatalon StudioAWS S3JiraConfluenceQualiacSOFT Monitor

Usuarios Alvo

~1,400

Todas as entidades do Groupe Pichet

Orcamento Ano 1

~57K€

Abaixo do envelope inicial de 65K€

Sessoes de Onboarding

Sessoes semanais com a Bynder

Anos em Producao

Nov 2020 - Fev 2024+

Apresentacao

Definicao e escopo do projeto

O projeto DAM (Digital Asset Management) consistiu na implantacao de uma plataforma centralizada de gestao de todos os recursos digitais do Groupe Pichet - um grande player do mercado imobiliario frances com aproximadamente 1.400 funcionarios em varias unidades de negocio (promocao imobiliaria, locacao, hotelaria, residencias estudantis, marketing e comunicacao corporativa).

A missao principal foi substituir o antigo sistema OpenText OTMM (Open Text Media Management) - uma solucao on-premise envelhecida que exigia infraestrutura complexa (SQL Server, OTDS, MFT, FFMPEG, Adaptive Media Delivery) - pela plataforma SaaS moderna Bynder Brand Portal, acessivel em dam.pichet.fr.

A plataforma centraliza todos os ativos visuais do grupo: fotografias de programas imobiliarios, plantas arquitetonicas, visuais de marketing, videos, logotipos e diretrizes de marca. Ela disponibiliza esses recursos para todas as entidades do grupo atraves de uma interface unica e intuitiva.

Jose DA COSTA atuou como o unico piloto deste projeto a nivel do grupo, desde a fase de qualificacao de necessidades (benchmark independente Codified DAM Consultant), selecao do fornecedor (Bynder), negociacao contratual (revisao juridica com Louise ROBINO), configuracao e onboarding, ate a implantacao em producao e manutencao continua.

Dominio

Imobiliario / MarTech - gestao de ativos digitais para um grupo com ~1.400 funcionarios em varias unidades de negocio

Usuarios Alvo

Equipes de marketing e comunicacao (todas as entidades), equipes comerciais, agencias parceiras e stakeholders externos

Arquitetura de Integracao

Objetivos, Contexto, Desafios e Riscos

Visao estrategica e restricoes

Objetivos

Substituir o OpenText OTMM (on-premise, pesado, complexo - migracao SQL Server 2016 AlwaysOn bloqueada) por uma solucao SaaS moderna e intuitiva
Centralizar todos os ativos visuais em uma plataforma unica acessivel a todas as entidades (~1.400 funcionarios)
Realizar um benchmark independente (estudo Codified DAM Consultant IQ Equity por Mark Davey - 6 etapas: Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis)
Integrar o DAM com o PIM Akeneo para sincronizacao automatica de imagens de produtos (fluxo ESB DAM-PIM SaaS)
Treinar os usuarios internos na nova plataforma (TUTO DAM, onboarding progressivo)
Conectar o DAM as ferramentas Creative Suite via CI HUB (conector Adobe CC)

Contexto

O antigo sistema OpenText OTMM havia se tornado um pesadelo de manutencao: uma migracao SQL Server 2016 AlwaysOn estava bloqueada, as atualizacoes de OTDS, MFT e FFMPEG eram complexas e caras, e o sistema so era acessivel pela rede interna. Enquanto isso, as equipes de marketing e comunicacao precisavam de uma solucao cloud moderna e acessivel de qualquer lugar.

Nicolas F. (Gerente de Projetos Transversal) transferiu a lideranca do DAM para Jose DA COSTA em fevereiro de 2019, reconhecendo a necessidade de uma pilotagem tecnica dedicada. O projeto ganhou forca no inicio de 2020 com a coleta formal de requisitos e alocacao orcamentaria.

Desafios de Negocio

Implantacao no Grupo

Todas as entidades Pichet (promocao, locacao, hotelaria, All Suites, residencias estudantis, marketing, comunicacao) precisavam acessar uma plataforma unica - este era um projeto empresarial, nao apenas de TI

Orcamento Controlado

Envelope inicial de 65K€ (revisado para 55K€ apos orcamentos precisos), licenca Bynder a 36.900€/ano, CI HUB (~15K€) e Activo Consulting (5K€)

Contexto Covid

O projeto foi entregue durante a pandemia - antes do prazo e dentro do orcamento com zero atraso por Covid, um fato destacado pela direcao geral

Riscos Identificados

Migracao de Ativos

Transferir todos os recursos digitais do antigo DAM OpenText para o Bynder sem perda, mantendo a consistencia de metadados e estruturas de pastas

Adocao pelos Usuarios

Equipes acostumadas ao antigo sistema (ou sem DAM) precisavam adotar um novo workflow - a resistencia a mudanca era uma preocupacao significativa entre 1.400 funcionarios

Complexidade de Integracao PIM

A sincronizacao de ativos entre DAM e PIM Akeneo via ESB exigia fluxos automatizados confiaveis (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) com tratamento de erros adequado

Dependencia do Fornecedor

A mudanca de on-premise para SaaS introduziu dependencia da disponibilidade do Bynder e conformidade com seu SLA (Silver Package)

OpenText (Antes) vs Bynder (Depois)

As Etapas - O Que Eu Fiz

Fases cronologicas e contribuicoes pessoais

Progresso do Projeto ao Longo do Tempo

Phase 1

Retomada do DAM Legado

Fev - Nov 2019

Assumiu a lideranca do DAM de Nicolas F. que confirmou: "Agora e o Jose quem pilota o projeto DAM"
Liderou atualizacoes tecnicas do OpenText (OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG, Adobe CC, Adaptive Media Delivery) - tickets DAM-28 a DAM-38
Gerenciou sessoes de transferencia de conhecimento sobre a infraestrutura DAM existente
Criou bucket AWS S3 (kariba-assets) para armazenamento de ativos

Phase 2

Benchmark e Selecao de Fornecedor

Fev - Jul 2020

Coletou requisitos formais atraves de workshops DAM regulares com Nicolas F. e stakeholders
Contratou o estudo Codified DAM Consultant IQ Equity (Mark Davey) via Activo Consulting por 5.000€
Organizou o projeto DAM: designou Emeline D. como PM funcional (80% ETP sprint 1)
Conduziu workshops de benchmark, revisoes de backlog, revisoes de sprint e sessoes de roadmap
Avaliou o concorrente CELUM via demo ao vivo, pontuado conforme criterios do benchmark
Estudou opcoes de integracao Azure AD SSO com a equipe de infraestrutura
Selecionou Bynder em 26 de junho de 2020 com aprovacao de Remi EHRHART
Gerenciou criacao de fornecedor no Qualiac e liderou revisao juridica de 3 documentos Bynder com Louise ROBINO (Advogada Corporativa)

Phase 3

Configuracao e Implantacao

Jul - Nov 2020

Planejou e executou a configuracao DAM com servicos profissionais da Bynder
Liderou 17 sessoes semanais de "OnBoarding Bynder" cobrindo todos os aspectos da plataforma
Executou testes funcionais com Katalon Studio (incluindo testes de compartilhamento de arquivos de 631 MB)
Definiu especificacoes: perfis/permissoes, grupos, notificacoes SNS, External Uploader, mapeamentos IPTC
Preparou estatisticas pre-lancamento (12 de novembro) para comparacao antes/depois
Orquestrou o lancamento em producao em 18 de novembro de 2020 - comunicacao enviada a todo o Groupe Pichet
Coordenou treinamento de usuarios: documentacao TUTO DAM compartilhada por Emeline D.

Phase 4

Operacao e Integracao PIM

Nov 2020 - Fev 2024+

Gerenciou integracao continua DAM-PIM (sincronizacao de ativos via ESB)
Administrou gestao de acessos para o grupo GR-USER-DAM-INT
Monitorou alertas de producao: erros AssetFamilyPatchSubProcess e GetAssetsAsJsonSubProcess
Garantiu a continuidade da plataforma por mais de 3 anos de operacao

Fases do Projeto

Os Atores - As Interacoes

Stakeholders e colaboracoes

Nicolas F. - Gerente de Projetos Transversal (anterior piloto do DAM) Transferiu a lideranca do DAM para Jose em fevereiro de 2019. Permaneceu como stakeholder chave ao longo do projeto, fornecendo validacao orcamentaria e orientacao estrategica. Sua mensagem confirmando a selecao do Bynder foi decisiva: validar a escolha do fornecedor junto a direcao.

Emilie D. - Equipe Kariba Gerenciou os trabalhos tecnicos de atualizacao do OpenText (tickets DAM-28 a DAM-38), manteve a documentacao Confluence PSR e forneceu conhecimento critico sobre a infraestrutura DAM legada.

Emeline D. - Equipe de Marketing Designada como PM funcional do projeto DAM (80% ETP no sprint 1). Liderou os esforcos de treinamento de usuarios com a documentacao TUTO DAM, conduziu testes de compartilhamento de arquivos e serviu como ponte entre a implantacao tecnica e a adocao pelos usuarios finais.

Franck C. - Gestor Direto (N+1) Validou o orcamento do projeto e participou da revisao juridica do contrato Bynder. Forneceu cobertura gerencial para decisoes chave.

Louise ROBINO - Advogada Corporativa (Direito dos Negocios) Realizou a revisao juridica completa de 3 documentos contratuais Bynder: Professional Agreement, SLA (Silver Package) e Contract. Sua revisao garantiu a protecao contratual do Groupe Pichet.

Remi EHRHART - Direcao Deu a aprovacao final para a selecao do Bynder em 26 de junho de 2020. Apos o lancamento, expressou forte satisfacao: "super feliz por ter sido entregue antes do prazo e dentro do orcamento com zero atraso por Covid."

Benoit PICHET - Direcao Geral Forneceu "retornos super positivos" apos o lancamento em producao, validando o projeto como um sucesso a nivel do grupo.

Malika (Bynder) - Parceira Fornecedora Liderou as sessoes de onboarding do lado da Bynder. No lancamento escreveu: "Longa e bela vida ao DAM Pichet."

Frederic S. (Activo Consulting) - Consultor de Benchmark Forneceu o estudo Codified DAM Consultant IQ Equity e assessoria continua. Parabenizou a equipe no lancamento: "Good job!!"

Cyril M. - Colega Celebrou o lancamento: "Wouhou! Parabens a todos voces!" - representando o entusiasmo da equipe mais ampla.

Radar de Gestao de Stakeholders

Os Resultados

Impacto para mim e para a organizacao

Resultados para Mim - Crescimento Profissional

Este projeto foi uma experiencia fundadora em gestao de projetos corporativos. Pilotar uma iniciativa a nivel do grupo como piloto unico - do benchmark de fornecedores a negociacao contratual ate a implantacao em producao - desenvolveu competencias que vao muito alem da implementacao tecnica:

Gestao de Fornecedores e Compras: Conducao de uma selecao de fornecedor estruturada e metodologica (Codified DAM Consultant), gestao de processos RFP, negociacao de termos comerciais, coordenacao de revisao juridica contratual
Gestao de Stakeholders em Grande Escala: Coordenacao entre todas as entidades Pichet - marketing, comunicacao, comercial, hotelaria, infraestrutura TI - cada uma com necessidades e expectativas diferentes
Responsabilidade Orcamentaria: Gestao de um envelope de 65K€, otimizado para 57K€ de gastos reais, demonstrando responsabilidade fiscal a direcao
Gestao de Mudancas: Conducao da adocao de uma nova plataforma por ~1.400 funcionarios, superando resistencias atraves de onboarding progressivo e treinamento pratico
Expertise em Transformacao SaaS: Compreensao aprofundada das dinamicas de migracao on-premise para SaaS, avaliacao de SLA de fornecedores e gestao de dependencias cloud

Resultados para a Organizacao - Impacto de Negocio

A implantacao do DAM Bynder superou as expectativas em todas as dimensoes:

Entrega: Lancado antes do prazo e dentro do orcamento - com zero atraso por Covid apesar do contexto pandemico
Orcamento: Gasto real Ano 1 de ~57.000€ HT vs. envelope inicial de 65K€ - 12% abaixo do orcamento
Alcance de Usuarios: Extensao do acesso ao DAM de uma equipe de marketing restrita (~20 usuarios no OpenText) para todo o Groupe Pichet (~1.400 funcionarios)
Economia de Infraestrutura: Eliminacao dos servidores OpenText on-premise (SQL Server, OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG), removendo ~70K€/ano em custos de infraestrutura e manutencao
Acessibilidade: De apenas rede interna para dam.pichet.fr - acessivel em qualquer lugar, a qualquer momento
Integracao Criativa: O conector CI HUB permitiu workflow direto Adobe Creative Cloud ↔ Bynder, reduzindo a manipulacao manual de ativos pelas equipes de marketing
Sincronizacao PIM: Integracao automatizada DAM ↔ PIM Akeneo para imagens de produtos, eliminando workflows de upload manuais
Satisfacao da Direcao: Retornos positivos de Benoit Pichet (DG), Remi Ehrhart (Direcao) e de toda a organizacao

Distribuicao do Investimento Ano 1

O Pos-Projeto

O que aconteceu apos o lancamento

Pos-Lancamento Imediato (Novembro - Dezembro 2020)

O lancamento em 18 de novembro de 2020 foi recebido com entusiasmo em toda a organizacao. Jose compartilhou filtros e conteudos via Bynder, confirmando uso diario ativo. Emeline D. continuou o treinamento dos usuarios com a documentacao TUTO DAM. Nicolas F. celebrou: "Esta oficial :D Parabens pelo seu trabalho Jose ;)". A plataforma se tornou imediatamente o hub central para todos os ativos visuais.

Operacao a Medio Prazo (2021 - 2022)

A integracao DAM-PIM entrou em modo de operacao continua, com sincronizacao automatizada de imagens de produtos entre Bynder e Akeneo. Os fluxos ESB (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) garantiram a sincronizacao bidirecional dos ativos. SOFT Monitor e alertas por e-mail asseguraram visibilidade sobre a saude da integracao.

Longo Prazo (2023 - 2024+)

Mais de 3 anos apos a implantacao, a plataforma permanecia em producao ativa. A gestao de acessos continuou (gestao do grupo GR-USER-DAM-INT em dezembro de 2022). O monitoramento de producao detectou erros de integracao (alertas AssetFamilyPatchSubProcess e GetAssetsAsJsonSubProcess em novembro de 2023 - fevereiro de 2024), demonstrando a robustez do dispositivo de supervisao mesmo anos apos a implantacao inicial.

A decisao arquitetural de escolher uma plataforma SaaS em vez de on-premise se mostrou duradouramente acertada: zero complicacoes de atualizacao de versao, nenhuma manutencao de infraestrutura e atualizacoes funcionais automaticas pela Bynder. O investimento inicial em um processo de benchmark rigoroso (metodologia Codified DAM Consultant) rendeu frutos em satisfacao com o fornecedor e estabilidade da plataforma por mais de 3 anos.

Minha Visao Critica

Analise retrospectiva honesta

O Que Funcionou Bem

Varios fatores contribuiram para o sucesso do projeto:

Metodologia de Benchmark Estruturada: Investir 5.000€ no estudo Codified DAM Consultant foi uma decisao decisiva. Forneceu um framework de avaliacao rigoroso e independente (Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis) que deu credibilidade a recomendacao do Bynder e impediu uma selecao de fornecedor emocional ou baseada em relacionamento
Onboarding Progressivo: As 17 semanas de onboarding estruturado com os servicos profissionais da Bynder garantiram dominio completo da plataforma antes do go-live. Nenhum atalho foi tomado, e o resultado foi um lancamento tranquilo
Otimizacao Orcamentaria Antecipada: A revisao do orcamento de 65K€ para 55K€ com base em orcamentos precisos demonstrou responsabilidade fiscal e fortaleceu a confianca da direcao
Comunicacao Transparente: Atualizacoes regulares para stakeholders em todos os niveis - do PM funcional a direcao geral - mantiveram o alinhamento e evitaram surpresas
Resiliencia Covid: A natureza SaaS da solucao e o processo de onboarding compativel com trabalho remoto fizeram com que a pandemia tivesse zero impacto na entrega - um fato que impressionou a direcao

O Que Eu Faria Diferente

Em retrospecto, varios aspectos poderiam ter sido melhorados:

Envolvimento Mais Precoce dos Usuarios: Embora Emeline D. tenha sido eficaz como PM funcional, envolver um painel mais amplo de usuarios finais mais cedo na fase de configuracao teria permitido identificar casos limites e necessidades especificas mais rapidamente
Plano de Migracao Formalizado: A migracao de ativos do OpenText para o Bynder teria se beneficiado de um plano de migracao mais detalhado e documentado com pontos de validacao explicitos
Planejamento da Integracao PIM: Os problemas de integracao DAM-PIM que surgiram posteriormente (erros AssetFamilyPatch) sugerem que uma especificacao tecnica mais aprofundada dos fluxos ESB antecipadamente teria reduzido a carga de supervisao pos-lancamento
Documentacao de Conhecimento: Embora o TUTO DAM cobrisse os procedimentos do usuario, a documentacao tecnica da arquitetura e integracoes poderia ter sido mais completa para a manutenibilidade a longo prazo

Licoes Aprendidas

Este projeto reforcou varios principios que moldaram minha abordagem para iniciativas subsequentes:

Consultoria independente se paga: O estudo benchmark de 5.000€ impediu um potencial erro de selecao de fornecedor custoso e deu a recomendacao uma credibilidade incontestavel
SaaS vs. on-premise nao e apenas uma escolha tecnica - e uma transformacao organizacional que muda a cultura de manutencao, modelos orcamentarios e expectativas de acessibilidade
Piloto unico ≠ trabalho solo: Ser o unico responsavel por um projeto a nivel do grupo requer delegacao deliberada e construcao de confianca com contribuidores funcionais
Metricas pre-lancamento importam: A iniciativa de Jose de coletar estatisticas "antes" em 12 de novembro (6 dias antes do lancamento) permitiu comparacoes antes/depois convincentes que validaram o investimento junto a direcao
A satisfacao da direcao se conquista pela entrega, nao por promessas: As reacoes positivas de Benoit Pichet e Remi Ehrhart foram resultado de comprometimento modesto e sobre-entrega - antes do prazo, abaixo do orcamento, zero atrasos

Governanca do Projeto

Estrutura de decisao e supervisao

Modelo de Governanca: Piloto Unico Responsavel

Este projeto seguiu um modelo de governanca enxuto adaptado ao seu escopo transversal. Jose DA COSTA atuou como piloto unico responsavel, com uma cadeia de escalacao clara:

Decisoes operacionais (configuracao, planejamento, testes): Jose DA COSTA - autoridade autonoma
Decisoes orcamentarias (contratos de fornecedores, compras): Franck C. (N+1) - validacao necessaria
Decisoes estrategicas (selecao de fornecedor, go/no-go): Remi EHRHART (Direcao) - aprovacao final
Decisoes juridicas (termos contratuais, revisao de SLA): Louise ROBINO (Advogada) - revisao independente

Semanal: sessoes de onboarding com Bynder (17 sessoes no total)
Quinzenal: workshop DAM com Nicolas F. e stakeholders
Mensal: relatorio de orcamento e progresso para Franck C.
Ad hoc: escalacao para Remi EHRHART para marcos estrategicos

Cadeia de aprovacao: Jose (PM) -> Franck C. (N+1) -> Nicolas F. (dono do orcamento) -> Remi EHRHART (final)

Metodologia de Gestao de Projeto

Framework e cerimonias

Abordagem Hibrida

Avaliacao estruturada de fornecedores (gates em cascata) combinada com entrega agil (sprints, revisoes de backlog, onboarding progressivo). O projeto adaptou sua metodologia a cada fase ao inves de aplicar um framework rigido.

Cerimonias e Rituais

Workshops DAM - Coleta e validacao de requisitos com stakeholders
Revisoes de Backlog - Priorizacao de tarefas de configuracao e implantacao
Revisoes de Sprint - Demonstracoes de progresso para stakeholders chave
Sessoes de Roadmap - Alinhamento estrategico nos marcos de entrega
Sessoes de Onboarding - 17 sessoes semanais estruturadas com Bynder
Comites de Pilotagem - Relatorio mensal de orcamento e progresso para N+1

Ferramentas de PM

Jira - Rastreamento de tickets (DAM-28 a DAM-38+), gestao de sprints, backlog
Confluence - Documentacao (PSR, especificacoes, TUTO DAM)
Katalon Studio - Testes funcionais e gates de qualidade
Qualiac - Cadastro de fornecedores e gestao de compras
SOFT Monitor - Supervisao de producao e alertas por e-mail

Matriz de Avaliacao de Riscos

Mapa de Riscos - Probabilidade vs. Impacto

Risk	Probabilidade	Impacto	Mitigacao	Status
Migracao de Ativos	60%	90%	Testes pre-lancamento com Katalon Studio (testes de arquivos de 631 MB), especificacoes de mapeamento IPTC, pontos de validacao detalhados	Controlado
Adocao pelos Usuarios	70%	80%	17 sessoes progressivas semanais de onboarding, documentacao TUTO DAM, PM funcional (Emeline D.) como ponte para usuarios finais	Controlado
Complexidade de Integracao PIM	50%	60%	Configuracao SOFT Monitor + alertas por e-mail, monitoramento de fluxos ESB (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) - erros detectados pos-lancamento	Parcial
Dependencia do Fornecedor	30%	70%	Revisao juridica do SLA Silver Package por Louise ROBINO, protecao contratual de 3 documentos Bynder	Controlado

Mapa de Riscos - Probabilidade vs. Impacto

Matriz RACI

Atribuicao de responsabilidades para decisoes chave

Atividade / Decisao	Jose DA COSTA	Nicolas F.	Franck C.	Remi EHRHART	Emeline D.	Louise ROBINO
Selecao de Fornecedor	R/A	C	C	A	I	I
Negociacao Contratual	R	C	A	I	I	R
Aprovacao de Orcamento	R	C	A	A	I	I
Configuracao da Plataforma	R/A	I	I	I	C	I
Treinamento de Usuarios	A	I	I	I	R	I
Decisao de Go-Live	R	C	A	A	C	I
Supervisao de Producao	R/A	I	I	I	I	I

R = Responsavel (executa) | A = Aprovador (valida) | C = Consultado | I = Informado

Painel de Pilotagem do Projeto

Acompanhamento orcamentario e indicadores de desempenho

Desempenho de Entrega

Cronograma

Antecipado

Entregue em 18 nov vs. meta de dez 2020

Variacao Orcamentaria

-12%

57K€ real vs. envelope de 65K€

Escopo

100%

Todas as funcionalidades planejadas + integracao PIM

Qualidade

Zero defeitos

Lancamento limpo, sem rollback, 3+ anos estavel

Orcamento Previsto vs. Real ao Longo do Tempo

Registro de Decisoes

Decisoes chave do projeto e sua justificativa

Fev 2019Lideranca do projeto DAM

Opcoes Avaliadas: Manter PM transversal (Nicolas F.) | Transferir para piloto tecnico dedicado

Decisao Tomada: Transferencia para Jose DA COSTA como piloto tecnico unico

Validado Por: Nicolas F.

Mai 2020Metodologia de benchmark

Opcoes Avaliadas: Avaliacao interna apenas | Estudo de consultor independente

Decisao Tomada: Estudo Codified DAM Consultant IQ Equity (5K€ via Activo Consulting)

Validado Por: Jose DA COSTA

26 Jun 2020Selecao do fornecedor DAM

Opcoes Avaliadas: Bynder Brand Portal | CELUM | Manter OpenText OTMM

Decisao Tomada: Bynder Brand Portal (SaaS, Silver Package)

Validado Por: Remi EHRHART

Jun 2020Nivel de SLA

Opcoes Avaliadas: Bronze (basico) | Silver (padrao) | Gold (premium)

Decisao Tomada: Silver Package - equilibrio ideal entre suporte e custo

Validado Por: Franck C.

Jul 2020Revisao orcamentaria

Opcoes Avaliadas: Manter envelope inicial de 65K€ | Revisar para 55K€ com base nos orcamentos

Decisao Tomada: 55K€ revisado - responsabilidade fiscal demonstrada

Validado Por: Franck C.

Set 2020Abordagem de onboarding

Opcoes Avaliadas: Treinamento big-bang (2-3 dias intensivos) | Sessoes semanais progressivas

Decisao Tomada: 17 sessoes progressivas semanais - dominio aprofundado da plataforma

Validado Por: Jose DA COSTA

12 Nov 2020Baseline de metricas pre-lancamento

Opcoes Avaliadas: Lancar sem baseline | Coletar estatisticas "antes"

Decisao Tomada: Coleta da baseline 6 dias antes do lancamento para comparacao antes/depois

Validado Por: Jose DA COSTA

18 Nov 2020Data de go-live

Opcoes Avaliadas: Dezembro 2020 (plano original) | 18 de novembro (antecipado)

Decisao Tomada: Lancamento em 18 de novembro - antes do cronograma

Validado Por: Franck C.

Gestao de Mudancas

Estrategia de adocao e transicao de usuarios

Estrategia de Adocao

A transicao do OpenText (usado por ~20 usuarios) para o Bynder (direcionado a ~1.400 funcionarios) exigiu uma abordagem deliberada de gestao de mudancas:

Implantacao progressiva ao inves de migracao big-bang: grupo piloto primeiro, depois extensao departamento por departamento
PM funcional como ponte: Emeline D. (80% ETP) serviu como ponte entre a equipe tecnica e os usuarios finais, traduzindo capacidades tecnicas em workflows de negocio
Documentacao de treinamento: guias TUTO DAM criados e distribuidos a todas as entidades
Patrocinio executivo: Remi EHRHART e Benoit PICHET forneceram endosso da alta direcao, dando a iniciativa legitimidade organizacional
Comunicacao de quick wins: o compartilhamento dos primeiros conteudos Bynder imediatamente apos o lancamento demonstrou valor imediato

Curva de Adocao de Usuarios

Plano de Comunicacao

Workshops DAM durante fase de benchmark - adesao dos stakeholders desde o inicio
Revisoes de sprint regulares - mantendo decisores informados sobre o progresso
Coleta de estatisticas pre-lancamento (12 nov) - construcao da baseline "antes"
Anuncio de lancamento para todo o grupo (18 nov) - e-mail formal para todo o Groupe Pichet
Documentacao TUTO DAM - material de auto-treinamento
Mensagens de celebracao pos-lancamento - reforco do sucesso em toda a organizacao

Selecao de Fornecedor e Compras

Avaliacao estruturada e gestao contratual

Framework de Avaliacao

A selecao do fornecedor seguiu a metodologia Codified DAM Consultant IQ Equity de Mark Davey, um framework independente de 6 etapas:

1. Gap Analysis - Identificacao das lacunas entre as capacidades atuais do OpenText e as necessidades de negocio 2. Resource Audit - Avaliacao dos volumes de ativos existentes, estruturas de metadados e workflows 3. User Requirements - Coleta de necessidades formais de todas as entidades Pichet via workshops DAM 4. Governance - Definicao de politicas de acesso, funcoes e regras de governanca de conteudo 5. Vendor Scoring - Avaliacao quantitativa dos fornecedores pre-selecionados contra criterios ponderados 6. Vendor Analysis - Analise aprofundada dos finalistas com demonstracoes ao vivo e verificacao de referencias

Bynder vs. CELUM - Comparacao de Fornecedores

Gestao Contratual

Professional Agreement - escopo dos servicos, responsabilidades, propriedade intelectual
SLA (Silver Package) - compromissos de disponibilidade, tempos de resposta, procedimentos de escalacao
Contrato - precos, condicoes de pagamento, renovacao, clausulas de rescisao