PIM Akeneo - Gestao de projeto por 5 anos e migracao SaaS

Gestao completa do sistema central de dados de produtos para 2.000+ programas imobiliarios. Coordenacao de 4 fornecedores, 10+ stakeholders em 4 departamentos, e entrega de uma migracao zero-downtime do Kubernetes on-premise para Akeneo SaaS.

2019 - 2024

5 anos

Technical Lead depois Project Manager - PIM/DAM

Akeneo PIM EnterprisePHP / SymfonyMySQLElasticsearchRabbitMQDockerKubernetesGitLab CIHelmTyk API GatewayAzure AD SSONew RelicAWS S3

PIM Akeneo - Gestao de projeto por 5 anos e migracao SaaS

2019 - 2024

5 anos

Technical Lead depois Project Manager - PIM/DAM

Akeneo PIM EnterprisePHP / SymfonyMySQLElasticsearchRabbitMQDockerKubernetesGitLab CIHelmTyk API GatewayAzure AD SSONew RelicAWS S3

Programas gerenciados

2,000+

Programas imobiliarios (codigos G2P) no PIM

Relatorios automatizados

15,000+

Relatorios de importacao gerados em 4+ anos

Fornecedores coordenados

Agencias e parceiros externos gerenciados (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet)

Portais parceiros

25+

Alimentados via Export Ligneurs downstream

Stakeholders

10+

Stakeholders internos e externos coordenados em 4 departamentos

Apresentacao e definicao

Sobre o que e este projeto?

O PIM (Product Information Management) e o sistema central de gestao de dados de produtos do Groupe Pichet. Baseado na solucao open-source Akeneo PIM (edicao Enterprise), centraliza todas as informacoes dos programas imobiliarios do grupo (construcao nova, investimento para locacao, gestao de alugueis) e as redistribui para todos os canais de distribuicao.

O sistema serve como fonte unica de verdade para dados de produtos em toda a organizacao. Cada anuncio imobiliario publicado nos sites do grupo (Pichet Immobilier, Pichet Investissement, Pichet Location), portais parceiros (SeLoger, LeBonCoin, BienIci e 22+ outros), o sistema CRM (Hermes) e ferramentas de business intelligence tem origem neste PIM.

Jose DA COSTA assumiu a responsabilidade deste sistema ao chegar em janeiro de 2019, substituindo Andoni L. (Kariba) que transferiu explicitamente seu escopo. Como Technical Project Manager, ele pilotou todo o ciclo de vida do PIM durante 5 anos: coordenacao de 4 fornecedores externos (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet), conducao da migracao de versao, gestao do desenvolvimento de pipelines de importacao, lideranca da migracao para cloud SaaS e supervisao das operacoes diarias com 10+ stakeholders internos e externos.

Dominio de negocios

Imobiliario / MarTech - Gestao de dados de produtos para programas de construcao nova, investimento para locacao e gestao de alugueis em um grande grupo imobiliario frances.

Usuarios-alvo

Equipes de marketing, equipes comerciais, agencias parceiras (ligneurs), equipe de business intelligence - usuarios internos B2B e integracoes de parceiros externos.

Visao geral da arquitetura

Objetivos, contexto, desafios e riscos

Compreendendo o cenario estrategico

Objetivos

Migrar o PIM da v1.4 para Akeneo PIM v2.3 (depois v3, v4) preservando a integridade dos dados e a continuidade de servico
Automatizar a importacao de dados do ERP Thetrawin via um pipeline de importacao XML diario
Implementar o sistema de mediacao G2P: correspondencia automatica entre programas "fake" (criados manualmente no PIM) e programas reais do ERP
Migrar para Akeneo SaaS: transicao do hospedagem on-premise (Kubernetes na Claranet/Oxalide) para a plataforma cloud gerenciada pela Akeneo
Configurar SSO Azure AD para acesso unificado ao PIM SaaS
Supervisionar e operar o PIM diariamente (alertas, correcoes, evolucao de atributos e canais)

Contexto

O Groupe Pichet e um grupo imobiliario familiar com sede em Pessac (Bordeaux Metropole), cobrindo toda a cadeia de valor imobiliaria: construcao nova, investimento para locacao, gestao de alugueis, hotelaria (All Suites, Mondrian/Ennismore), residencias estudantis e vinhedos.

O departamento de TI, liderado por Jean-Luc O., era organizado em divisoes dedicadas (SI Marketing/IT Factory, Middleware/ESB, DSI Transversal, SI Finance/RH). A transformacao digital exigia um hub de dados de produtos centralizado e robusto para garantir qualidade de dados consistente em todos os canais.

Jose herdou um sistema PIM rodando em uma versao desatualizada (v1.4) com um processo de importacao parcialmente manual e nenhum monitoramento automatizado. O desafio era modernizar essa infraestrutura critica mantendo zero tempo de inatividade na distribuicao de dados.

Metodologia & Governanca

O projeto seguiu uma metodologia Agile hibrida adaptada as restricoes de uma grande empresa:

Agile Scrum com sprints de 2 semanas para as fases de desenvolvimento (migracao, pipeline, SaaS) - gerenciado via Jira (projetos PIMUP23, MIGPIM, PIM, SIMCT) com sprint planning, reviews e retrospectivas formalizadas
COPIL (Comite de Direcao) com a gestao para decisoes estrategicas (migracao SaaS, selecao de fornecedor, alocacao de orcamento)
Reunioes semanais com Franck C. (N+1) cobrindo progresso tecnico, acompanhamento orcamentario e status de riscos
Documentacao Confluence: registros de decisao arquitetural, guias de ambientes, credenciais API, colecoes Postman
Testes de aceitacao formais usando cadernos de teste estruturados (DnD/Pichet) para cada release maior
Release management: planos de implantacao com procedimentos de rollback, coordenados com a equipe DevOps e Claranet para releases de producao
Coordenacao de fornecedores: reunioes dedicadas com Akeneo (business reviews trimestrais), DnD (cadencia de sprint), Kariba (sync tecnico ad-hoc)

Desafios de negocios

Impacto direto nos negocios

O PIM alimenta todos os sites do grupo e 25+ portais imobiliarios parceiros - qualquer erro de dados se propaga instantaneamente para todos os canais de venda.

Volume massivo de dados

2.000+ programas imobiliarios (codigos G2P), 200.000+ imagens, 100+ relatorios automatizados por mes em producao.

Conformidade regulatoria

O PIM gerencia dados de comercializacao de lotes (precos, disponibilidade, areas, imagens) - erros podem ter consequencias legais para o grupo.

Restricoes do projeto

Orcamento

18.000 EUR/mes de OPEX para infraestrutura cloud (Docker/Kubernetes). Contrato de licenca Akeneo SaaS Serenity negociado com o fornecedor. Gestao simultanea de varios contratos de fornecedores (Akeneo, Claranet, DnD, Kariba).

Recursos

Sem equipe PIM dedicada - Jose era o unico proprietario do PIM, coordenando 2 agencias externas (DnD, Kariba) e 1 fornecedor (Akeneo). Recursos internos compartilhados entre varios projetos da DSI.

Dependencias

Forte dependencia do ERP Thetrawin (exportacoes XML diarias), middleware ESB (TIBCO), hospedagem Claranet, Azure AD para SSO e gateway API Tyk. Qualquer mudanca exigia coordenacao entre equipes.

Riscos identificados

Perda de dados durante a migracao

Risco critico durante a migracao v1.4 para v2.3 - mitigado por testes de aceitacao exaustivos (caderno de testes DnD/Pichet) e verificacao de 200.000 imagens.

Regressao de API apos migracao

Alto risco de quebrar consumidores de API existentes no gateway Tyk - mitigado por branches de teste de API dedicadas e implantacao gradual.

Falha do pipeline de importacao Thetrawin

A interrupcao diaria de importacao impacta a atualidade dos dados em todos os portais - mitigado por monitoramento automatizado e alertas por email para a equipe.

Inconsistencias na mediacao G2P

Correspondencias falsas poderiam corromper dados de anuncios - mitigado por notificacoes detalhadas de fusao e validacao pela equipe de negocios.

Risk Mitigation Coverage

As etapas - Como eu gerenciei

Uma jornada cronologica por 5 anos de gestao de projeto e coordenacao de fornecedores

Progresso do projeto ao longo do tempo

Phase 1

Assuncao do escopo & Coordenacao da migracao

Jan - Set 2019

Transferencia de conhecimento estruturada com predecessor (Kariba) - construcao de documentacao completa do escopo PIM & ligneurs
Coordenacao de 3 fornecedores (Kariba, DnD, Akeneo) para migracao v2.3 - 50+ tickets Jira rastreados em PIMUP23/MIGPIM
Conducao de testes de aceitacao com agencia DnD usando caderno de testes estruturado - verificacao de 200.000 docs validada com equipes de negocios
Organizacao do Kick-Off PIM v2 (apresentacao PowerPoint) e plano de release para implantacao
Participacao no Akeneo PIM Summit 2019 em Paris com N+1 Franck C. - construcao de relacionamento com fornecedor
Gestao da distribuicao de novas credenciais PIM v2 para todos os usuarios em 4 departamentos

Phase 2

Go-Live do pipeline & Configuracao operacional

Out 2019 - Dez 2020

Entrega e validacao do pipeline de importacao Thetrawin em producao - monitoramento automatizado com 100+ relatorios/mes
Configuracao de reporting operacional: relatorios email automatizados diarios para 5+ stakeholders (Nicolas F., Mulamba K., Cyril M.)
Coordenacao do lancamento do sistema de mediacao G2P com equipes de negocios - workflow de validacao com Gaetan B.
Gestao da fase de estabilizacao: priorizacao de correcoes, arbitragem de escopo para novos canais com equipes de marketing
Conducao do estudo POC PIM v4 (projeto SIMCT) - analise custo/beneficio entre atualizacao de versao e migracao SaaS
Inicio do projeto de migracao SaaS: negociacao com Akeneo, primeiro arquivo bootstrap preparado

Phase 3

Migracao SaaS - Projeto estrategico

Jan 2021 - Dez 2021

Papel formalizado como "PO PIM/DAM" - responsabilidade completa de produto e projeto com acompanhamento orcamentario
Negociacao do contrato Akeneo SaaS Serenity (DocuSign) - termos de licenca, SLA e condicoes MSA
Coordenacao da integracao SSO Azure AD com equipe de seguranca interna (KESD-18444/18633)
Gestao da estrategia de implantacao multi-ambientes em 5 ambientes com Claranet e Akeneo
Projeto e validacao da arquitetura do pipeline rsync: Thetrawin PROD/PREPROD para AWS para PIM SaaS
Entrega da migracao zero-downtime com plano de implantacao e procedimentos de rollback

Phase 4

Gestao do RUN & Transferencia de conhecimento

Jan 2022 - Fev 2024

Configuracao de validacao continua de qualidade de dados: arquivos de comparacao PIM/Hermes em todos os ambientes
Supervisao de estabilidade operacional: monitoramento de erros lotvacant.xml, relatorios de importacao e alertas
Coordenacao da integracao PIM no projeto PWR2 (novo Pichet.fr) - trabalho com 3 equipes internas
Gestao de renovacao de contratos de fornecedores: negociacoes anuais de licencas com Akeneo e Claranet
Transferencia progressiva estruturada: documentacao, sessoes de treinamento e transferencia de conhecimento para sucessor

Fluxo do pipeline de importacao Thetrawin

Gantt Timeline - 5-Year Project

PIM Akeneo - 5-Year Project Timeline

Environment Distribution

Os atores - Interacoes

Um projeto inserido em um rico ecossistema humano

O projeto PIM envolvia um conjunto diversificado de stakeholders em toda a organizacao:

Franck C. - Referente SI WEB, gestor direto (N+1): reunioes semanais, coordenacao tecnica e orcamentaria, validacao de implantacoes
Andoni L. - Desenvolvedor Kariba (predecessor): transferencia completa de conhecimento PIM & ligneurs em janeiro de 2019

Thomas R. - Desenvolvedor Kariba: desenvolvimento PIM (HealthPages, Kubernetes, resolucao de tickets PIMUP23)
Julien G. - Desenvolvedor agencia DnD: gestao de tickets PIMUP23, estimativas, planejamento de sprints
Vianney C. - Desenvolvedor agencia DnD: revisoes de codigo, branches feature, aditivo de sprint

Cyril M. - Referente de Producao Digital: coordenacao de alertas PIM, solicitacoes de alertas por email
Nicolas F. - Gerente de Projeto Transversal: destinatario de relatorios Thetrawin, coordenacao ESB/PIM
Mulamba K. - Desenvolvedor SI Marketing: destinatario de relatorios Thetrawin, suporte PIM
Gaetan B. - Referente de negocios: validacao de fluxos ligneurs, solicitacoes G2P, aceitacao funcional

Elie C. - Representante Akeneo: reuniao de acompanhamento do projeto PIM (maio 2019)

Jose atuou como o ponto central de coordenacao de todo o ecossistema PIM - o unico proprietario do projeto gerenciando entregas de fornecedores, expectativas de stakeholders internos e supervisao operacional. A partir de 2021, seu papel foi formalizado como Product Owner mantendo responsabilidade completa de gestao de projeto e supervisao tecnica.

Governanca do projeto

O projeto PIM seguiu um modelo de governanca estruturado adaptado ao contexto organizacional:

COPIL (Comite de Direcao): decisoes estrategicas com N+1 (Franck C.) e gestao da DSI - validacao orcamentaria, go/no-go de migracao SaaS, aprovacao de contratos de fornecedores
Sync operacional semanal: com Franck C. cobrindo progresso de sprint, status de riscos, entregas de fornecedores e marcos futuros
Cerimonias de sprint: planning, review e retrospectiva com agencia DnD em cadencia quinzenal (Jira PIMUP23)
Revisoes de fornecedores: business reviews trimestrais com Akeneo, coordenacao mensal com Claranet para infraestrutura
Gates de aceitacao: validacao formal via caderno de testes (DnD/Pichet) antes de cada release maior - assinada pela equipe de negocios (Gaetan B.)
Gestao de mudancas: matriz RACI para decisoes entre equipes - particularmente para mudancas impactando os 25+ portais downstream

Estrutura de governanca do projeto

Intensidade de interacao com stakeholders

Distribuicao de esforco por atividade de gestao

Os resultados - Impacto

Resultados mensuraveis para maturidade em gestao de projetos e valor de negocios

Para mim - Crescimento em gestao de projetos

Coordenacao multi-fornecedores: Gestao simultanea de 4 parceiros externos (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) - da negociacao contratual a validacao de entregas, com modelos de engajamento diferentes (preco fixo, T&M, SaaS)
Gestao completa do ciclo de vida: Pilotagem do ciclo completo do projeto por 5 anos - da definicao de escopo e selecao de fornecedor ao go-live, run operacional e transferencia estruturada
Lideranca de migracao estrategica: Conducao da decisao on-premise para SaaS, construcao do business case, negociacao do contrato Akeneo SaaS Serenity e entrega da migracao sem interrupcao de servico
Gestao de stakeholders: Coordenacao de 10+ stakeholders em 4 departamentos (SI Marketing, Producao Digital, DSI Transversal, equipes de negocios) - adaptando o estilo de comunicacao para cada audiencia
Gestao orcamentaria e contratual: Gestao de 18K EUR/mes de OPEX de infraestrutura, negociacao de contratos de fornecedores (MSA Akeneo, hospedagem Claranet) e participacao em negociacoes anuais de renovacao de licencas

Para a empresa - Impacto nos negocios

Centralizacao de dados: Fonte unica de verdade para 2.000+ programas imobiliarios distribuidos para 25+ portais parceiros e todos os sites do grupo
Automacao: Pipeline de importacao Thetrawin diario eliminou entrada manual de dados, produzindo 15.000+ relatorios automatizados em 4 anos
Migracao zero-downtime: Migracao on-premise para SaaS entregue sem interrupcao de servico nos 25+ canais downstream
Otimizacao de custos: Migracao SaaS reduziu OPEX de infraestrutura (eliminacao da manutencao do cluster Kubernetes) e reorientou a equipe para atividades de valor de negocios
Consolidacao de fornecedores: Reducao da complexidade de hospedagem ao migrar de Kubernetes auto-gerenciado (Claranet) para plataforma SaaS gerenciada pela Akeneo
Qualidade de dados: Sistema de mediacao G2P automatizou reconciliacao de programas, eliminando duplicatas de anuncios nos canais de venda
Excelencia operacional: 15.000+ relatorios de monitoramento automatizados em 4 anos - deteccao precoce de problemas de dados antes do impacto nos usuarios finais
Transferencia estruturada: Transferencia de conhecimento completa com documentacao, treinamento e autonomia progressiva para o sucessor

Jornada de migracao de versoes Akeneo

Volume de relatorios de importacao automatizados (trimestral)

Distribuicao de canais PIM

Branches Git por categoria

Mobilizacao de fornecedores por fase do projeto

Os dias seguintes ao projeto

O que aconteceu apos a entrega?

Dias seguintes imediatos (2022): Apos a finalizacao da migracao SaaS, o foco mudou para estabilizacao e validacao. Arquivos de comparacao PIM/Hermes eram gerados apos cada ciclo de importacao em todos os ambientes (PREPROD-SAAS, PROD-SAAS, DEV1, DEV2) para garantir consistencia de dados entre o PIM e o CRM.

Medio prazo (2023): O PIM foi integrado na nova plataforma PWR2 (o site Pichet.fr reconstruido), exigindo adaptacao dos relatorios de importacao para imoveis para locacao e programas novos. A supervisao de erros continuou nos arquivos lotvacant.xml em todos os ambientes, demonstrando a maturidade do sistema e a confiabilidade da infraestrutura de monitoramento.

Longo prazo (2024 e alem): A plataforma PIM SaaS continua operando como hub central de dados para a distribuicao imobiliaria do Groupe Pichet. As escolhas arquiteturais feitas durante a migracao - particularmente o pipeline baseado em rsync de Thetrawin para AWS para PIM SaaS - provaram ser robustas o suficiente para suportar anos de operacao em producao sem incidentes maiores.

A transicao do Kubernetes on-premise para SaaS reduziu significativamente a carga operacional da equipe de TI, validando a decisao estrategica de migrar sistemas criticos para plataformas cloud gerenciadas. A transferencia progressiva de Jose garantiu continuidade de conhecimento para a equipe que assumiu as operacoes do PIM.

Meu olhar critico

Retrospectiva honesta sobre 5 anos de dominio do PIM

O que funcionou bem

Coordenacao estruturada de fornecedores: Gerenciar 4 parceiros externos (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) com modelos de engajamento diferentes funcionou gracas a definicoes claras de escopo, reunioes de sincronizacao regulares e gates de aceitacao formalizados
Migracao SaaS zero-downtime: A transicao on-premise para SaaS foi entregue sem interrupcao de servico, gracas a uma estrategia de implantacao faseada com planos de rollback em cada etapa
Disciplina de transferencia de conhecimento: Tanto a transferencia de entrada (de Andoni L.) quanto a de saida (para o sucessor) seguiram uma abordagem estruturada - documentacao, sessoes de treinamento, autonomia progressiva
Monitoramento operacional desde o primeiro dia: Investir em alertas e reporting automatizado desde o inicio evitou que problemas de qualidade de dados chegassem aos 25+ portais downstream

O que eu faria diferente

Formalizacao mais cedo do COPIL: A estrutura de governanca era informal no inicio. Estabelecer um comite de direcao formal com cadencia regular mais cedo teria melhorado a velocidade de tomada de decisoes estrategicas
Architecture Decision Records desde o inicio: Decisoes eram rastreadas via threads de email e paginas Confluence, mas ADRs formais teriam tornado o raciocinio por tras das escolhas-chave (SaaS vs on-premise, selecao de fornecedor) mais rastreavel
Business case SaaS mais cedo: A fase on-premise (2019-2021) consumiu esforco significativo de gestao de projeto em topicos de infraestrutura. Construir o business case SaaS mais cedo teria liberado capacidade para trabalho de produto de maior valor
SLAs de fornecedores mais estruturados: Embora os relacionamentos com fornecedores fossem bons, formalizar SLAs e caminhos de escalacao mais cedo teria reduzido tempos de resposta em incidentes criticos

Licoes aprendidas

Gestao de projetos exige fluencia no negocio: Habilidades tecnicas de gestao de projetos sozinhas nao sao suficientes. Entender o dominio imobiliario (codigos G2P, distribuicao multi-canal, restricoes regulatorias) e o que transforma um gerente de projeto em um consultor de confianca
Gestao de fornecedores e gestao de relacionamentos: Os melhores termos contratuais nao significam nada sem um relacionamento de trabalho funcional. Business reviews trimestrais com Akeneo e coordenacao regular com agencias construiram a confianca necessaria para a migracao SaaS
Projetos de longo prazo precisam de governanca evolutiva: Ao longo de 5 anos, o modelo de governanca evoluiu de coordenacao informal para COPIL estruturado e product ownership formalizado - adaptar a governanca a maturidade do projeto e critico
Transferencia e um projeto por si so: Uma transferencia de conhecimento de 5 anos nao pode ser feita em uma semana. A abordagem de transferencia progressiva (6+ meses de operacao paralela) provou ser essencial para a continuidade do servico