DAM Bynder Gestion des Ressources Numériques - Pilote Projet pour 1 400 Utilisateurs

Déploiement de bout en bout de la plateforme Bynder Brand Portal pour le Groupe Pichet (~1 400 salariés), remplacement du système legacy OpenText - seul pilote du projet, livré en avance et dans le budget.

Février 2019 - Novembre 2020

20 mois

Technical Lead - Pilote Unique

Bynder Brand PortalOpenText OTMMAkeneo PIMCI HUBAzure ADKatalon StudioAWS S3JiraConfluenceQualiacSOFT Monitor

DAM Bynder Gestion des Ressources Numériques - Pilote Projet pour 1 400 Utilisateurs

Février 2019 - Novembre 2020

20 mois

Technical Lead - Pilote Unique

Bynder Brand PortalOpenText OTMMAkeneo PIMCI HUBAzure ADKatalon StudioAWS S3JiraConfluenceQualiacSOFT Monitor

Utilisateurs Cibles

~1,400

Toutes les entites du Groupe Pichet

Budget Année 1

~57K€

Sous l'enveloppe initiale de 65K€

Sessions d'Onboarding

Sessions hebdomadaires avec Bynder

Années en Production

Nov 2020 - Fév 2024+

Présentation

Définition et périmètre du projet

Le projet DAM (Digital Asset Management) a consiste a déployer une plateforme centralisee de gestion de toutes les ressources numériques du Groupe Pichet - acteur majeur de l'immobilier français avec environ 1 400 salariés répartis sur plusieurs entites (promotion, location, hôtellerie, residences étudiantes, marketing et communication).

La mission principale était de remplacer l'ancien système OpenText OTMM (Open Text Media Management) - une solution on-premise vieillissante nécessitant une infrastructure complexe (SQL Server, OTDS, MFT, FFMPEG, Adaptive Media Delivery) - par la plateforme SaaS moderne Bynder Brand Portal, accèssible sur dam.pichet.fr.

La plateforme centralise l'ensemble des assets visuels du groupe : photos de programmes immobiliers, plans d'architecture, visuels marketing, videos, logos et chartes graphiques. Elle met ces ressources a disposition de chaque entite du groupe via une interface unique et intuitive.

Jose DA COSTA a été le seul pilote de ce projet à l'échelle du groupe, depuis la phase de qualification du besoin (benchmark indépendant Codified DAM Consultant), la sélection du fournisseur (Bynder), la négociation contractuelle (revue juridique avec Louise ROBINO), la configuration et l'onboarding, jusqu'àu déploiement en production et la maintenance continue.

Domaine

Immobilier / MarTech - gestion des ressources numériques pour un groupe de ~1 400 salariés sur plusieurs entites

Utilisateurs Cibles

Équipes marketing et communication (toutes entites), équipes commerciales, agences partenaires et parties prenantes externes

Architecture d'Intégration

Objectifs, Contexte, Enjeux et Risques

Vision stratégique et contraintes

Objectifs

Remplacer OpenText OTMM (on-premise, lourd, complexe - migration SQL Server 2016 AlwaysOn bloquee) par une solution SaaS moderne et intuitive
Centraliser tous les assets visuels sur une plateforme unique accèssible à toutes les entites (~1 400 salariés)
Réaliser un benchmark indépendant (étude Codified DAM Consultant IQ Equity par Mark Davey - 6 étapes : Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis)
Intégrer le DAM avec le PIM Akeneo pour la synchronisation automatique des docs produits (flux ESB DAM-PIM SaaS)
Former les utilisateurs internes à la nouvelle plateforme (TUTO DAM, onboarding progressif)
Connecter le DAM aux outils Creative Suite via CI HUB (connecteur Adobe CC)

Contexte

L'ancien système OpenText OTMM était devenu un cauchemar de maintenance : une migration SQL Server 2016 AlwaysOn était bloquee, les montees de version OTDS, MFT et FFMPEG étaient complexes et coûteuses, et le système n'était accèssible que depuis le réseau interne. Pendant ce temps, les équipes marketing et communication avaient besoin d'une solution cloud moderne et accèssible partout.

Nicolas F. (Chef de Projet Transverse) a transféré le pilotage du DAM a Jose DA COSTA en février 2019, reconnaissant le besoin d'un pilotage technique dedie. Le projet a pris de l'ampleur debut 2020 avec le recueil formel des besoins et l'allocation budgetaire.

Enjeux

Déploiement à l'Échelle du Groupe

Toutes les entites Pichet (promotion, location, hôtellerie, All Suites, residences étudiantes, marketing, communication) devaient acceder à une plateforme unique - c'est un projet d'entreprise, pas un projet IT

Budget Maîtrise

Enveloppe initiale de 65K€ (revisee a 55K€ après chiffrages précis), licence Bynder a 36 900€ HT/an, CI HUB (~15K€) et Activo Consulting (5K€)

Contexte Covid

Le projet a été livré pendant la pandemie - en avance et dans le budget avec zero retard Covid, un fait souligné par la direction générale

Risques Identifies

Migration des Assets

Transfert de toutes les ressources numériques de l'ancien DAM OpenText vers Bynder sans perte, en maintenant la cohérence des metadonnées et des arborescences

Adoption Utilisateur

Les équipes habituees à l'ancien système (ou sans DAM) devaient adopter un nouveau workflow - la résistance au changement était un risque significatif pour 1 400 salariés

Complexité Intégration PIM

La synchronisation des assets entre DAM et PIM Akeneo via ESB nécessitait des flux automatisés fiables (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) avec une gestion d'erreurs robuste

Dépendance Fournisseur

Le passage de l'on-premise au SaaS introduisait une dépendance à la disponibilité de Bynder et au respect de son SLA (Silver Package)

OpenText (Avant) vs Bynder (Après)

Les Étapes - Ce que J'ai Fait

Phases chronologiques et contributions personnelles

Progression du Projet au Fil du Temps

Phase 1

Reprise du DAM Legacy

Fév - Nov 2019

Reprise du pilotage DAM aupres de Nicolas F. qui a confirmé : "C'est Jose qui pilote désormais le sujet DAM"
Direction des montees de version techniques OpenText (OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG, Adobe CC, Adaptive Media Delivery) - tickets DAM-28 a DAM-38
Gestion des sessions de transfert de connaissances sur l'infrastructure DAM existante
Création du bucket AWS S3 (kariba-assets) pour le stockage des assets

Phase 2

Benchmark et Sélection Fournisseur

Fév - Jul 2020

Recueil des besoins formels via des ateliers DAM réguliers avec Nicolas F. et les parties prenantes
Achat de l'étude Codified DAM Consultant IQ Equity (Mark Davey) via Activo Consulting pour 5 000€
Organisation du projet DAM : désignation d'Emeline D. comme PM fonctionnelle (80% ETP sprint 1)
Animation des ateliers de benchmark, revues de backlog, revues de sprint et sessions roadmap
Évaluation du concurrent CELUM via demo live, notation selon les critères du benchmark
Étude de l'intégration Azure AD SSO avec l'équipe infrastructure
Sélection de Bynder le 26 juin 2020 avec l'accord de Remi EHRHART
Gestion de la création fournisseur dans Qualiac et pilotage de la revue juridique de 3 documents Bynder avec Louise ROBINO (Juriste Droit des Affaires)

Phase 3

Configuration et Déploiement

Jul - Nov 2020

Planification et exécution de la configuration DAM avec les services professionnels Bynder
Animation de 17 sessions hebdomadaires "OnBoarding Bynder" couvrant tous les aspects de la plateforme
Exécution de tests fonctionnels avec Katalon Studio (dont des tests de partage de fichiers de 631 Mo)
Rédaction des spécifications : profils/permissions, groupes, notifications SNS, External Uploader, mappings IPTC
Préparation des statistiques pre-lancement (12 novembre) pour la comparaison avant/après
Orchestration du lancement en production le 18 novembre 2020 - communication envoyee à l'ensemble du Groupe Pichet
Coordination de la formation utilisateurs : documentation TUTO DAM partagee par Emeline D.

Phase 4

Exploitation et Intégration PIM

Nov 2020 - Fév 2024+

Gestion de l'intégration continue DAM-PIM (synchronisation des assets via ESB)
Gestion des accès pour le groupe GR-USER-DAM-INT
Supervision des alertes de production : erreurs AssetFamilyPatchSubProcess et GetAssetsAsJsonSubProcess
Assurance de la continuité de la plateforme sur plus de 3 ans d'exploitation

Phases du Projet

Les Acteurs - Les Interactions

Parties prenantes et collaborations

Nicolas F. - Chef de Projet Transverse (ancien pilote DAM) A transféré le pilotage du DAM a Jose en février 2019. Est resté partie prenante clé tout au long du projet, apportant la validation budgetaire et les orientations stratégiques. Son message confirmant la sélection de Bynder a été déterminant : valider le choix du fournisseur aupres de la direction.

Emilie D. - Équipe Kariba A géré les travaux techniques de montee de version OpenText (tickets DAM-28 a DAM-38), maintenu la documentation Confluence PSR, et apporte une connaissance critique de l'infrastructure DAM legacy.

Emeline D. - Équipe Marketing Designee comme PM fonctionnelle du projet DAM (80% ETP en sprint 1). A dirige les efforts de formation utilisateurs avec la documentation TUTO DAM, mene les tests de partage de fichiers, et servi de pont entre le déploiement technique et l'adoption par les utilisateurs finaux.

Franck C. - Manager Direct (N+1) A validé le budget du projet et participe à la revue juridique du contrat Bynder. A fourni le support managerial pour les décisions clés.

Louise ROBINO - Juriste (Droit des Affaires) A réalisé le markup juridique complet de 3 documents contractuels Bynder : Professional Agreement, SLA (Silver Package) et Contract. Sa revue a assure la protection contractuelle du Groupe Pichet.

Remi EHRHART - Direction A donne l'approbation finale pour la sélection de Bynder le 26 juin 2020. Après le lancement, il a exprime une forte satisfaction : "super content que ce soit en avance et dans le budget avec zero retard Covid."

Benoit PICHET - Direction Générale A fait des "retours super positifs" après le lancement en production, validant le projet comme un succès à l'échelle du groupe.

Malika (Bynder) - Partenaire Fournisseur A anime les sessions d'onboarding côté Bynder. Au lancement elle a écrit : "Longue et belle vie au DAM Pichet."

Frederic S. (Activo Consulting) - Consultant Benchmark A fourni l'étude Codified DAM Consultant IQ Equity et un accompagnement continu. A felicite l'équipe au lancement : "Good job !!"

Cyril M. - Collegue A célébré le lancement : "Wouhou ! Bravo a vous !" - représentant l'enthousiasme de l'équipe élargie.

Radar de Gestion des Parties Prenantes

Les Résultats

Impact pour moi et pour l'organisation

Résultats pour Moi - Croissance Professionnelle

Ce projet a été une expérience fondatrice en gestion de projet d'entreprise. Piloter une initiative à l'échelle du groupe en tant que pilote unique - du benchmark fournisseur à la négociation contractuelle jusqu'àu déploiement en production - a développé des compétences qui vont bien au-dela de l'implémentation technique :

Gestion des Fournisseurs et Achats : Conduite d'une sélection fournisseur structuree et méthodologique (Codified DAM Consultant), gestion des processus RFP, négociation des termes commerciaux, coordination de la revue juridique
Gestion des Parties Prenantes a Grande Échelle : Coordination entre toutes les entites Pichet - marketing, communication, commercial, hôtellerie, infrastructure IT - chacune avec des besoins et attentes différents
Responsabilite Budgetaire : Gestion d'une enveloppe de 65K€, optimisee a 57K€ de dépenses réelles, démontrant la rigueur fiscale aupres de la direction
Conduite du Changement : Pilotage de l'adoption d'une nouvelle plateforme pour ~1 400 salariés, surmontant les résistances grace à un onboarding progressif et une formation pratique
Expertise en Transformation SaaS : Compréhension approfondie des dynamiques de migration on-premise vers SaaS, évaluation des SLA fournisseurs, gestion des dépendances cloud

Résultats pour l'Organisation - Impact Business

Le déploiement du DAM Bynder a dépassé les attentes sur toutes les dimensions :

Livraison : Lance en avance et dans le budget - avec zero retard Covid malgre le contexte pandemique
Budget : Dépense réelle Année 1 de ~57 000€ HT vs. enveloppe initiale de 65K€ - 12% sous le budget
Portee Utilisateurs : Extension de l'accès DAM d'une équipe marketing restreinte (~20 utilisateurs sur OpenText) a l'ensemble du Groupe Pichet (~1 400 salariés)
Économies d'Infrastructure : Suppression des serveurs OpenText on-premise (SQL Server, OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG), éliminant ~70K€/an de coûts d'infrastructure et de maintenance
Accèssibilité : Du réseau interne uniquement a dam.pichet.fr - accèssible partout, à tout moment
Intégration Creative : Le connecteur CI HUB a permis un workflow direct Adobe Creative Cloud ↔ Bynder, réduisant la manipulation manuelle des assets par les équipes marketing
Synchronisation PIM : Intégration automatisée DAM ↔ PIM Akeneo pour les images produits, éliminant les workflows de téléchargement manuels
Satisfaction de la Direction : Retours positifs de Benoit Pichet (DG), Remi Ehrhart (Direction), et de l'ensemble de l'organisation

Répartition de l'Investissement Année 1

Les Lendemains du Projet

Ce qui s'est passe après le lancement

Post-Lancement Immédiat (Novembre - Décembre 2020)

Le lancement du 18 novembre 2020 a été accueilli avec enthousiasme dans toute l'organisation. Jose a partage des filtrès et contenus via Bynder, confirmant une utilisation quotidienne active. Emeline D. a poursuivi la formation des utilisateurs avec la documentation TUTO DAM. Nicolas F. a célébré : "Ca y'est, c'est officiel :D Félicitations pour ton travail Jose ;)". La plateforme est immédiatement devenue le hub central pour tous les assets visuels.

Exploitation a Moyen Terme (2021 - 2022)

L'intégration DAM-PIM est entree en mode exploitation continue, avec la synchronisation automatisée des images produits entre Bynder et Akeneo. Les flux ESB (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) ont assure la synchronisation bidirectionnelle des assets. SOFT Monitor et l'alerting e-mail ont assure la visibilité sur la sante de l'intégration.

Long Terme (2023 - 2024+)

Plus de 3 ans après le déploiement, la plateforme restait en production active. La gestion des accès a continue (gestion du groupe GR-USER-DAM-INT en décembre 2022). Le monitoring de production a détecté des erreurs d'intégration (alertes AssetFamilyPatchSubProcess et GetAssetsAsJsonSubProcess en novembre 2023 - février 2024), démontrant la robustesse du dispositif de supervision même des années après le déploiement initial.

La décision architecturale de choisir une plateforme SaaS plutôt qu'on-premise s'est avérée durablement pertinente : zero tracas de montee de version, aucune maintenance d'infrastructure, et mises à jour fonctionnelles automatiques par Bynder. L'investissement initial dans un processus de benchmark rigoureux (méthodologie Codified DAM Consultant) a porte ses fruits en satisfaction fournisseur et stabilité de la plateforme sur plus de 3 ans.

Mon Regard Critique

Analyse rétrospective honnete

Ce Qui a Bien Fonctionne

Plusieurs facteurs ont contribué au succès du projet :

Méthodologie de Benchmark Structuree : Investir 5 000€ dans l'étude Codified DAM Consultant a été une décision décisive. Elle a fourni un cadre d'évaluation rigoureux et indépendant (Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis) qui a donne de la crédibilité à la recommandation Bynder et empêché une sélection de fournisseur emotionnelle ou relationnelle
Onboarding Progressif : Les 17 semaines d'onboarding structure avec les services professionnels de Bynder ont assure une maîtrise complète de la plateforme avant le go-live. Aucun raccourci n'a été pris, et le résultat a été un lancement sans accroc
Optimisation Budgetaire Précoce : La révision du budget de 65K€ a 55K€ sur la base de chiffrages précis a démontré une responsabilite fiscale et renforcé la confiance de la direction
Communication Transparente : Des mises à jour régulieres aux parties prenantes à tous les niveaux - du PM fonctionnel à la direction générale - ont maintenu l'alignement et évité les surprises
Résilience Covid : La nature SaaS de la solution et le processus d'onboarding compatible avec le travail à distance ont fait que la pandemie n'a eu aucun impact sur la livraison - un fait qui a impressionne la direction

Ce Que Je Ferais Différemment

Avec le recul, plusieurs aspects auraient pu être ameliores :

Implication plus Précoce des Utilisateurs : Bien qu'Emeline D. ait été efficace en tant que PM fonctionnelle, impliquer un panel plus large d'utilisateurs finaux plus tot dans la phase de configuration aurait permis de faire remonter des cas limités et des besoins spécifiques plus rapidement
Plan de Migration Formalise : La migration des assets depuis OpenText vers Bynder aurait bénéficié d'un plan de migration plus détaillé et documenté avec des points de validation explicites
Planification de l'Intégration PIM : Les problèmes d'intégration DAM-PIM apparus plus tard (erreurs AssetFamilyPatch) suggèrent qu'une spécification technique plus approfondie des flux ESB en amont aurait réduit la charge de supervision post-lancement
Documentation des Connaissances : Si le TUTO DAM couvrait bien les procédures utilisateurs, la documentation technique de l'architecture et des intégrations aurait pu être plus complète pour la maintenabilité à long terme

Leçons Apprises

Ce projet a renforcé plusieurs principes qui ont façonne mon approche pour les initiatives suivantes :

Le conseil indépendant se rentabilise : L'étude benchmark a 5 000€ a empêché une potentielle erreur de sélection fournisseur coûteuse et a donne à la recommandation une crédibilité inattaquable
SaaS vs. on-premise n'est pas qu'un choix technique - c'est une transformation organisationnelle qui change la culture de maintenance, les modèles budgetaires et les attentes d'accèssibilité
Pilote unique ≠ travail en solo : Être le seul responsable d'un projet à l'échelle du groupe nécessité une délégation delibérée et la construction de la confiance avec les contributeurs fonctionnels
Les métriques pre-lancement comptent : L'initiative de Jose de collecter des statistiques "avant" le 12 novembre (6 jours avant le lancement) a permis des comparaisons avant/après convaincantes qui ont validé l'investissement aupres de la direction
La satisfaction de la direction se gagne par la livraison, pas par les promesses : Les reactions positives de Benoit Pichet et Remi Ehrhart sont le résultat d'un engagement modeste et d'une sur-livraison - en avance, sous le budget, zero retard

Gouvernance du Projet

Structure de décision et supervision

Modèle de Gouvernance : Pilote Unique Responsable

Ce projet a suivi un modèle de gouvernance lean adapte a son périmètre transversal. Jose DA COSTA a agi comme pilote unique responsable, avec une chaine d'escalade claire :

Décisions opérationnelles (configuration, planning, tests) : Jose DA COSTA - autorité autonome
Décisions budgetaires (contrats fournisseurs, achats) : Franck C. (N+1) - validation requise
Décisions stratégiques (sélection fournisseur, go/no-go) : Remi EHRHART (Direction) - approbation finale
Décisions juridiques (termes contractuels, revue SLA) : Louise ROBINO (Juriste) - revue indépendante

Hebdomadaire : sessions onboarding avec Bynder (17 sessions au total)
Bi-mensuel : atelier DAM avec Nicolas F. et les parties prenantes
Mensuel : reporting budget et avancement a Franck C.
Ad hoc : escalade a Remi EHRHART pour les jalons stratégiques

Chaine de validation : Jose (PM) -> Franck C. (N+1) -> Nicolas F. (propriétaire budget) -> Remi EHRHART (final)

Méthodologie de Pilotage

Cadre de travail et ceremonies

Approche Hybride

Évaluation structuree des fournisseurs (portes en cascade) combinee à une livraison agile (sprints, revues de backlog, onboarding progressif). Le projet a adapte sa méthodologie à chaque phase plutôt que d'appliquer un cadre rigide.

Ceremonies et Rituels

Ateliers DAM - Recueil et validation des besoins avec les parties prenantes
Revues de Backlog - Priorisation des tâches de configuration et déploiement
Revues de Sprint - Demonstrations de progres aux parties prenantes clés
Sessions Roadmap - Alignement stratégique sur les jalons de livraison
Sessions d'Onboarding - 17 sessions hebdomadaires structurees avec Bynder
Comites de Pilotage - Reporting mensuel budget et avancement au N+1

Outillage PM

Jira - Suivi des tickets (DAM-28 a DAM-38+), gestion des sprints, backlog
Confluence - Documentation (PSR, spécifications, TUTO DAM)
Katalon Studio - Tests fonctionnels et portes de qualité
Qualiac - Enregistrement fournisseurs et gestion des achats
SOFT Monitor - Supervision de production et alerting par e-mail

Matrice d'Évaluation des Risques

Cartographie des Risques - Probabilite vs. Impact

Risk	Probabilite	Impact	Mitigation	Statut
Migration des Assets	60%	90%	Tests pre-lancement avec Katalon Studio (tests de fichiers 631 Mo), spécifications de mapping IPTC, points de validation detailles	Maîtrise
Adoption Utilisateur	70%	80%	17 sessions d'onboarding progressif hebdomadaires, documentation TUTO DAM, PM fonctionnelle (Emeline D.) comme pont vers les utilisateurs finaux	Maîtrise
Complexité Intégration PIM	50%	60%	Mise en place SOFT Monitor + alerting e-mail, supervision des flux ESB (AssetFamilyPatch, GetAssetsAsJson) - erreurs détectées post-lancement	Partiel
Dépendance Fournisseur	30%	70%	Revue juridique du SLA Silver Package par Louise ROBINO, protection contractuelle de 3 documents Bynder	Maîtrise

Cartographie des Risques - Probabilite vs. Impact

Matrice RACI

Attribution des responsabilites pour les décisions clés

Activité / Décision	Jose DA COSTA	Nicolas F.	Franck C.	Remi EHRHART	Emeline D.	Louise ROBINO
Sélection Fournisseur	R/A	C	C	A	I	I
Négociation Contractuelle	R	C	A	I	I	R
Approbation Budget	R	C	A	A	I	I
Configuration Plateforme	R/A	I	I	I	C	I
Formation Utilisateurs	A	I	I	I	R	I
Décision Go-Live	R	C	A	A	C	I
Supervision Production	R/A	I	I	I	I	I

R = Responsable (fait le travail) | A = Approbateur (valide) | C = Consulte | I = Informe

Tableau de Bord de Pilotage

Suivi budgetaire et indicateurs de performance

Performance de Livraison

Planning

En avance

Livré le 18 nov vs. objectif dec 2020

Écart Budgetaire

-12%

57K€ réel vs. enveloppe de 65K€

Périmètre

100%

Toutes les fonctionnalités prévues + intégration PIM

Qualité

Zero défaut

Lancement propre, aucun rollback, 3+ ans de stabilité

Budget Prévu vs. Réel au Fil du Temps

Journal des Décisions

Décisions clés du projet et leur justification

Fév 2019Pilotage du projet DAM

Options Évaluées: Garder le PM transversal (Nicolas F.) | Transferer à un pilote technique dedie

Décision Prise: Transfert a Jose DA COSTA comme pilote technique unique

Valide Par: Nicolas F.

Mai 2020Méthodologie de benchmark

Options Évaluées: Évaluation interne uniquement | Étude consultant indépendant

Décision Prise: Étude Codified DAM Consultant IQ Equity (5K€ via Activo Consulting)

Valide Par: Jose DA COSTA

26 Juin 2020Sélection du fournisseur DAM

Options Évaluées: Bynder Brand Portal | CELUM | Garder OpenText OTMM

Décision Prise: Bynder Brand Portal (SaaS, Silver Package)

Valide Par: Remi EHRHART

Juin 2020Niveau de SLA

Options Évaluées: Bronze (basique) | Silver (standard) | Gold (premium)

Décision Prise: Silver Package - bon équilibre support et cout

Valide Par: Franck C.

Jul 2020Révision budgetaire

Options Évaluées: Garder l'enveloppe initiale 65K€ | Reviser a 55K€ selon les chiffrages

Décision Prise: 55K€ revise - rigueur fiscale demontree

Valide Par: Franck C.

Sep 2020Approche d'onboarding

Options Évaluées: Formation big-bang (2-3 jours intensifs) | Sessions hebdomadaires progressives

Décision Prise: 17 sessions progressives hebdomadaires - maîtrise approfondie

Valide Par: Jose DA COSTA

12 Nov 2020Référence métriques pre-lancement

Options Évaluées: Lancer sans référence | Collecter les statistiques "avant"

Décision Prise: Collecte de la baseline 6 jours avant le lancement pour comparaison avant/après

Valide Par: Jose DA COSTA

18 Nov 2020Date de go-live

Options Évaluées: Décembre 2020 (plan initial) | 18 novembre (en avance)

Décision Prise: Lancement le 18 novembre - en avance sur le planning

Valide Par: Franck C.

Conduite du Changement

Stratégie d'adoption et transition utilisateur

Stratégie d'Adoption

La transition d'OpenText (utilisé par ~20 utilisateurs) vers Bynder (ciblant ~1 400 salariés) a nécessité une approche delibérée de conduite du changement :

Déploiement progressif plutôt que migration big-bang : groupe pilote d'abord, puis extension département par département
PM fonctionnelle comme pont : Emeline D. (80% ETP) a servi de pont entre l'équipe technique et les utilisateurs finaux, traduisant les capacités techniques en workflows métier
Documentation de formation : guides TUTO DAM crees et distribues à toutes les entites
Sponsorship exécutif : Remi EHRHART et Benoit PICHET ont apporte un soutien de la direction, donnant à l'initiative une légitimité organisationnelle
Communication des quick wins : le partage des premiers contenus Bynder immédiatement après le lancement a démontré la valeur immédiate

Courbe d'Adoption Utilisateur

Plan de Communication

Ateliers DAM pendant la phase de benchmark - adhesion des parties prenantes des le depart
Revues de sprint régulieres - information des decideurs sur l'avancement
Collecte des statistiques pre-lancement (12 nov) - construction de la référence "avant"
Annonce de lancement à l'ensemble du groupe (18 nov) - e-mail formel à tout le Groupe Pichet
Documentation TUTO DAM - materiel d'auto-formation
Messages de celebration post-lancement - renforcement du succès dans toute l'organisation

Sélection Fournisseur et Achats

Évaluation structuree et gestion contractuelle

Cadre d'Évaluation

La sélection du fournisseur a suivi la méthodologie Codified DAM Consultant IQ Equity de Mark Davey, un cadre indépendant en 6 étapes :

1. Gap Analysis - Identification des écarts entre les capacités OpenText actuelles et les besoins métier 2. Resource Audit - Évaluation des volumes d'assets existants, structures de metadonnées et workflows 3. User Requirements - Collecte des besoins formels de toutes les entites Pichet via des ateliers DAM 4. Governance - Définition des politiques d'accès, rôles et règles de gouvernance de contenu 5. Vendor Scoring - Évaluation quantitative des fournisseurs présélectionnés selon des critères pondérés 6. Vendor Analysis - Analyse approfondie des finalistes avec démonstrations live et vérification de références

Bynder vs. CELUM - Comparaison Fournisseurs

Gestion Contractuelle

Professional Agreement - périmètre des services, responsabilites, propriété intellectuelle
SLA (Silver Package) - engagements de disponibilité, temps de réponse, procédures d'escalade
Contrat - tarification, conditions de paiement, renouvellement, clauses de résiliation