PIM Akeneo - Pilotage projet sur 5 ans et migration SaaS

Pilotage de bout en bout du système central de données produits pour 2 000+ programmes immobiliers. Coordination de 4 prestataires, 10+ parties prenantes sur 4 départements, et livraison d'une migration zero-downtime du Kubernetes on-premise vers Akeneo SaaS.

2019 - 2024

5 ans

Technical Lead puis Project Manager - PIM/DAM

Akeneo PIM EnterprisePHP / SymfonyMySQLElasticsearchRabbitMQDockerKubernetesGitLab CIHelmTyk API GatewayAzure AD SSONew RelicAWS S3

PIM Akeneo - Pilotage projet sur 5 ans et migration SaaS

2019 - 2024

5 ans

Technical Lead puis Project Manager - PIM/DAM

Akeneo PIM EnterprisePHP / SymfonyMySQLElasticsearchRabbitMQDockerKubernetesGitLab CIHelmTyk API GatewayAzure AD SSONew RelicAWS S3

Programmes geres

2,000+

Programmes immobiliers (codes G2P) dans le PIM

Rapports automatises

15,000+

Rapports d'import générés sur 4+ ans

Prestataires coordonnes

Agences et partenaires externes pilotes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet)

Portails partenaires

25+

Alimentes via Export Ligneurs en aval

Parties prenantes

10+

Parties prenantes internes et externes coordonnées sur 4 départements

Présentation et définition

De quoi parle ce projet ?

Le PIM (Product Information Management) est le système central de gestion des données produits du Groupe Pichet. Base sur la solution open-source Akeneo PIM (edition Enterprise), il centralise toutes les informations des programmes immobiliers du groupe (promotion neuve, investissement locatif, gestion locative) et les redistribue vers l'ensemble des canaux de diffusion.

Le système sert de source unique de verite pour les données produits à travers toute l'organisation. Chaque annonce immobilière publiée sur les sites du groupe (Pichet Immobilier, Pichet Investissement, Pichet Location), les portails partenaires (SeLoger, LeBonCoin, BienIci, et 22+ autres), le CRM (Hermes) et les outils décisionnels provient de ce PIM.

Jose DA COSTA a pris en charge ce système des son arrivee en janvier 2019, en remplacement d'Andoni L. (Kariba) qui lui a explicitement transféré son périmètre. En tant que Technical Project Manager, il a pilote l'ensemble du cycle de vie du PIM pendant 5 ans : coordination de 4 prestataires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet), pilotage de la migration de version, gestion du développement de pipelines d'import, conduite de la migration vers le cloud SaaS, et supervision de l'exploitation quotidienne avec 10+ parties prenantes internes et externes.

Domaine métier

Immobilier / MarTech - Gestion des données produits pour les programmes de promotion neuve, d'investissement locatif et de gestion locative au sein d'un grand groupe immobilier français.

Utilisateurs cibles

Équipes marketing, équipes commerciales, agences partenaires (ligneurs), équipe décisionnelle - utilisateurs internes B2B et intégrations partenaires externes.

Vue d'ensemble de l'architecture

Objectifs, contexte, enjeux et risques

Comprendre le paysage stratégique

Objectifs

Migrer le PIM de la v1.4 vers Akeneo PIM v2.3 (puis v3, v4) en conservant l'intégrité des données et la continuité de service
Automatiser l'import des données depuis l'ERP Thetrawin via un pipeline d'import XML quotidien
Implementer le système de mediation G2P : rapprochement automatique entre programmes "fake" (crees manuellement dans le PIM) et vrais programmes issus de l'ERP
Migrer vers Akeneo SaaS : passage de l'hébergement on-premise (Kubernetes chez Claranet/Oxalide) vers la plateforme cloud gérée par Akeneo
Mettre en place le SSO Azure AD pour l'accès unifie au PIM SaaS
Superviser et exploiter le PIM au quotidien (alertes, corrections, évolution des attributs et canaux)

Contexte

Le Groupe Pichet est un groupe immobilier familial dont le siege est a Pessac (Bordeaux Metropole), couvrant l'ensemble de la chaine de valeur immobilière : promotion neuve, investissement locatif, gestion locative, hôtellerie (All Suites, Mondrian/Ennismore), residences étudiantes et vignoble.

La DSI, dirigee par Jean-Luc O., était structuree en poles dédiés (SI Marketing/IT Factory, Middleware/ESB, DSI Transverse, SI Finance/RH). La transformation numérique nécessitait un hub de données produits centralise et robuste pour garantir une qualité de données cohérente sur tous les canaux.

Jose a herite d'un système PIM tournant sur une version obsolete (v1.4) avec un processus d'import partiellement manuel et aucun monitoring automatise. Le defi était de moderniser cette infrastructure critique tout en maintenant zero temps d'arret sur la distribution des données.

Méthodologie & Gouvernance

Le projet suivait une méthodologie Agile hybride adaptée aux contraintes d'un grand groupe :

Agile Scrum avec des sprints de 2 semaines pour les phases de développement (migration, pipeline, SaaS) - pilote via Jira (projets PIMUP23, MIGPIM, PIM, SIMCT) avec sprint planning, revues et rétrospectives formalisees
COPIL (Comite de Pilotage) avec le management pour les décisions stratégiques (migration SaaS, sélection fournisseur, allocation budgetaire)
Points hebdomadaires avec Franck C. (N+1) couvrant l'avancement technique, le suivi budgetaire et l'état des risques
Documentation Confluence : dossiers d'architecture, guides d'environnements, credentials API, collections Postman
Recettes formalisees via cahiers de recette structures (DnD/Pichet) pour chaque release majeure
Release management : plans de déploiement avec procédures de rollback, coordonnes avec l'équipe DevOps et Claranet pour les mises en production
Coordination prestataires : revues trimestrielles avec Akeneo (business reviews), cadence sprint avec DnD, sync technique ad-hoc avec Kariba

Enjeux business

Impact business direct

Le PIM alimenté tous les sites web du groupe et 25+ portails immobiliers partenaires - toute erreur de données se propage instantanement sur tous les canaux de vente.

Volume de données massif

2 000+ programmes immobiliers (codes G2P), 200 000+ docs, 100+ rapports automatisés par mois en production.

Conformité règlementaire

Le PIM géré les données de commercialisation des lots (prix, disponibilité, surfaces, docs) - des erreurs peuvent avoir des consequences legales pour le groupe.

Contraintes projet

Budget

18 000 EUR/mois d'OPEX infrastructure cloud (Docker/Kubernetes). Contrat licence Akeneo SaaS Serenity negocie avec l'éditeur. Gestion simultanee de plusieurs contrats fournisseurs (Akeneo, Claranet, DnD, Kariba).

Ressources

Pas d'équipe PIM dédiée - Jose était le seul propriétaire PIM, coordonnant 2 agences externes (DnD, Kariba) et 1 éditeur (Akeneo). Ressources internes partagees entre plusieurs projets DSI.

Dépendances

Forte dépendance à l'ERP Thetrawin (exports XML quotidiens), au middleware ESB (TIBCO), à l'hebergeur Claranet, a Azure AD pour le SSO, et à la gateway API Tyk. Tout changement nécessitait une coordination inter-équipes.

Risques identifies

Perte de données lors de la migration

Risque critique lors de la migration v1.4 vers v2.3 - attenue par une recette exhaustive (cahier de recette DnD/Pichet) et vérification de 200 000 docs.

Regression des API après migration

Risque eleve de casser les consommateurs API existants sur la gateway Tyk - attenue par des branches de test API dédiées et un déploiement progressif.

Panne du pipeline d'import Thetrawin

L'interruption de l'import quotidien impacté la fraicheur des données sur tous les portails - attenue par un monitoring automatisé et des alertes email à l'équipe.

Incohérences de mediation G2P

De faux rapprochements pourraient corrompre les données d'annonces - attenue par des notifications détaillées de fusion et validation par l'équipe business.

Risk Mitigation Coverage

Les étapes - Comment j'ai pilote

Un parcours chronologique sur 5 ans de pilotage projet et coordination de prestataires

Progression du projet dans le temps

Phase 1

Reprise du périmètre & Coordination de la migration

Jan - Sep 2019

Transfert de connaissances structure avec le predecesseur (Kariba) - constitution de la documentation complète du périmètre PIM & ligneurs
Coordination de 3 prestataires (Kariba, DnD, Akeneo) pour la migration v2.3 - 50+ tickets Jira pilotes sur PIMUP23/MIGPIM
Pilotage de la recette avec l'agence DnD via cahier de recette structure - vérification de 200 000 docs validée avec les équipes métiers
Organisation du Kick-Off PIM v2 (présentation PowerPoint) et plan de release pour le déploiement
Participation au PIM Summit Akeneo 2019 a Paris avec le N+1 Franck C. - construction de la relation fournisseur
Gestion du déploiement des nouveaux identifiants PIM v2 aupres de tous les utilisateurs sur 4 départements

Phase 2

Mise en production du pipeline & Cadrage opérationnel

Oct 2019 - Dec 2020

Livraison et validation du pipeline d'import Thetrawin en production - monitoring automatisé avec 100+ rapports/mois
Mise en place du reporting opérationnel : rapports email automatisés quotidiens vers 5+ parties prenantes (Nicolas F., Mulamba K., Cyril M.)
Coordination du lancement du système de mediation G2P avec les équipes métiers - workflow de validation avec Gaetan B.
Pilotage de la phase de stabilisation : priorisation des corrections, arbitrages de périmètre pour les nouveaux canaux avec les équipes marketing
Pilotage de l'étude POC PIM v4 (projet SIMCT) - analyse couts/bénéfices entre montee de version et migration SaaS
Lancement du projet de migration SaaS : négociation fournisseur avec Akeneo, première archive bootstrap preparee

Phase 3

Migration SaaS - Projet stratégique

Jan 2021 - Dec 2021

Rôle formalisé en "PO PIM/DAM" - responsabilite complète produit et projet avec suivi budgetaire
Négociation du contrat Akeneo SaaS Serenity (DocuSign) - conditions de licence, SLA et clauses MSA
Coordination de l'intégration SSO Azure AD avec l'équipe sécurité interne (KESD-18444/18633)
Pilotage de la stratégie de déploiement multi-environnements sur 5 environnements avec Claranet et Akeneo
Conception et validation de l'architecture du pipeline rsync : Thetrawin PROD/PREPROD vers AWS vers PIM SaaS
Livraison de la migration zero-downtime avec plan de déploiement et procédures de rollback

Phase 4

Gestion du RUN & Transfert de connaissances

Jan 2022 - Fév 2024

Mise en place de la validation continue de qualité des données : fichiers de comparaison PIM/Hermes sur tous les environnements
Supervision de la stabilité opérationnelle : monitoring des erreurs lotvacant.xml, rapports d'import et alertes
Coordination de l'intégration PIM dans le projet PWR2 (nouveau Pichet.fr) - travail avec 3 équipes internes
Gestion du renouvellement des contrats fournisseurs : négociations annuelles de licences avec Akeneo et Claranet
Passation progressive structuree : documentation, sessions de formation et transfert de connaissances au succèsseur

Flux du pipeline d'import Thetrawin

Gantt Timeline - 5-Year Project

PIM Akeneo - 5-Year Project Timeline

Environment Distribution

Les acteurs - Les interactions

Un projet ancre dans un écosystème humain riche

Le projet PIM impliquait un ensemble diversifié de parties prenantes à travers l'organisation :

Franck C. - Referent SI WEB, manager direct (N+1) : points hebdomadaires, coordination technique et budgetaire, validation des déploiements
Andoni L. - Développeur Kariba (predecesseur) : transfert complet de connaissances PIM & ligneurs en janvier 2019

Thomas R. - Développeur Kariba : développement PIM (HealthPages, Kubernetes, résolution tickets PIMUP23)
Julien G. - Développeur agence DnD : gestion tickets PIMUP23, estimations, planification sprints
Vianney C. - Développeur agence DnD : revues de code, branches feature, avenant sprint supplémentaire

Cyril M. - Referent Production Digitale : coordination alertes PIM, demandes d'ajout aux mails d'alerting
Nicolas F. - Chef de Projet Transverse : destinataire rapports import Thetrawin, coordination ESB/PIM
Mulamba K. - Développeur SI Marketing : destinataire rapports Thetrawin, support PIM
Gaetan B. - Referent métier : validation flux ligneurs, demandes G2P, recette fonctionnelle

Elie C. - Representant Akeneo : RDV de suivi projet PIM (mai 2019)

Jose a agi comme le point central de coordination de tout l'écosystème PIM - le seul propriétaire du projet gerant les livrables fournisseurs, les attentes des parties prenantes internes, et la supervision opérationnelle. A partir de 2021, son rôle a été formalisé en Product Owner tout en conservant la responsabilite complète du pilotage projet et de la supervision technique.

Gouvernance du projet

Le projet PIM suivait un modèle de gouvernance structure adapte au contexte organisationnel :

COPIL (Comite de Pilotage) : décisions stratégiques avec le N+1 (Franck C.) et la direction DSI - validation budgetaire, go/no-go migration SaaS, approbation contrats fournisseurs
Point opérationnel hebdomadaire : avec Franck C. couvrant l'avancement des sprints, l'état des risques, les livrables fournisseurs et les jalons a venir
Ceremonies de sprint : planning, revue et rétrospective avec l'agence DnD en cadence bi-hebdomadaire (Jira PIMUP23)
Revues fournisseurs : business reviews trimestrielles avec Akeneo, coordination mensuelle avec Claranet pour l'infrastructure
Portes de recette : validation via cahier de recette formalisé (DnD/Pichet) avant chaque release majeure - signee par l'équipe métier (Gaetan B.)
Conduite du changement : matrice RACI pour les décisions inter-équipes - en particulier pour les changements impactant les 25+ portails en aval

Structure de gouvernance du projet

Intensite des interactions avec les parties prenantes

Répartition de l'effort par activité de pilotage

Les résultats - Impact

Résultats mesurables pour la maturité en gestion de projet et la valeur business

Pour moi - Progression en gestion de projet

Coordination multi-prestataires : Pilotage simultane de 4 partenaires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) - de la négociation contractuelle à la validation des livrables, avec des modèles d'engagement différents (forfait, regie, SaaS)
Maîtrise du cycle de vie projet : Pilotage complet sur 5 ans - de la définition du périmètre et la sélection fournisseur jusqu'à la mise en production, le run opérationnel et la passation structuree
Conduite de migration stratégique : Pilotage de la décision on-premise vers SaaS, construction du business case, négociation du contrat Akeneo SaaS Serenity, et livraison de la migration sans interruption de service
Gestion des parties prenantes : Coordination de 10+ parties prenantes sur 4 départements (SI Marketing, Production Digitale, DSI Transverse, équipes métiers) - adaptation du style de communication à chaque audience
Gestion budgetaire et contractuelle : Pilotage de 18K EUR/mois d'OPEX infrastructure, négociation des contrats fournisseurs (MSA Akeneo, hébergement Claranet), participation aux négociations annuelles de renouvellement de licences

Pour l'entreprise - Impact business

Centralisation des données : Source unique de vérité pour 2 000+ programmes immobiliers distribues vers 25+ portails partenaires et tous les sites du groupe
Automatisation : Le pipeline d'import Thetrawin quotidien a elimine la saisie manuelle, produisant 15 000+ rapports automatisés sur 4 ans
Migration zero-downtime : Migration on-premise vers SaaS livrée sans interruption de service sur les 25+ canaux en aval
Optimisation des couts : La migration SaaS a réduit l'OPEX infrastructure (suppression de la maintenance du cluster Kubernetes) et recentre l'équipe sur les activités a valeur business
Consolidation fournisseurs : Réduction de la complexité d'hébergement en passant du Kubernetes auto-géré (Claranet) vers la plateforme SaaS gérée par Akeneo
Qualité des données : Le système de mediation G2P a automatisé la reconciliation des programmes, éliminant les doublons d'annonces sur les canaux de vente
Excellence opérationnelle : 15 000+ rapports de monitoring automatisés sur 4 ans - détection précoce des problèmes de données avant impact sur les utilisateurs finaux
Passation structuree : Transfert de connaissances complet avec documentation, formation et montee en autonomie progressive du succèsseur

Parcours de migration des versions Akeneo

Volume de rapports d'import automatisés (trimestriel)

Distribution des canaux PIM

Branches Git par categorie

Mobilisation des prestataires par phase projet

Les lendemains du projet

Qu'est-il arrive après la livraison ?

Lendemains immédiats (2022) : Après la finalisation de la migration SaaS, l'effort s'est concentre sur la stabilisation et la validation. Des fichiers de comparaison PIM/Hermes étaient générés après chaque cycle d'import sur tous les environnements (PREPROD-SAAS, PROD-SAAS, DEV1, DEV2) pour garantir la cohérence des données entre le PIM et le CRM.

A moyen terme (2023) : Le PIM a été intégré dans la nouvelle plateforme PWR2 (le site Pichet.fr reconstruit), nécessitant une adaptation des rapports d'import pour les biens en location et les programmes neufs. La supervision des erreurs s'est poursuivie sur les fichiers lotvacant.xml à travers tous les environnements, démontrant la maturité du système et la fiabilité de l'infrastructure de monitoring.

A long terme (2024 et au-dela) : La plateforme PIM SaaS continue de fonctionner comme le hub central de données pour la distribution immobilière du Groupe Pichet. Les choix architecturaux faits pendant la migration - notamment le pipeline base sur rsync de Thetrawin vers AWS vers PIM SaaS - se sont averes assez robustes pour supporter des années d'exploitation en production sans incidents majeurs.

La transition du Kubernetes on-premise vers le SaaS a significativement réduit la charge opérationnelle de l'équipe IT, validant la décision stratégique de migrer les systèmes critiques vers des plateformes cloud gerees. La passation progressive de Jose a assure la continuité des connaissances pour l'équipe reprenant les opérations PIM.

Mon regard critique

Rétrospective honnete sur 5 ans de maîtrise du PIM

Ce qui a bien fonctionne

Coordination structuree des prestataires : Le pilotage de 4 partenaires externes (Kariba, DnD, Akeneo, Claranet) avec des modèles d'engagement différents a fonctionne grace à des définitions de périmètre claires, des points de synchronisation réguliers et des portes de recette formalisees
Migration SaaS zero-downtime : La transition on-premise vers SaaS a été livrée sans interruption de service, grace à une stratégie de déploiement phase avec des plans de rollback à chaque étape
Discipline du transfert de connaissances : La passation entrante (d'Andoni L.) et la passation sortante (vers le succèsseur) ont suivi une approche structuree - documentation, sessions de formation, montee en autonomie progressive
Monitoring opérationnel des le premier jour : Investir dans l'alerting et le reporting automatisé des le départ a évité que les problèmes de qualité de données n'atteignent les 25+ portails en aval

Ce que j'aurais fait différemment

Formalisation plus précoce du COPIL : La structure de gouvernance était informelle au debut. Mettre en place un comite de pilotage formel avec une cadence réguliere plus tot aurait accéléré la prise de décisions stratégiques
Architecture Décision Records des le depart : Les décisions étaient tracees via des fils d'emails et des pages Confluence, mais des ADR formels auraient rendu le raisonnement derriere les choix clés (SaaS vs on-premise, sélection fournisseur) plus tracable
Business case SaaS plus précoce : La phase on-premise (2019-2021) a consomme un effort significatif de pilotage sur des sujets d'infrastructure. Construire le business case SaaS plus tot aurait libéré de la capacité pour du travail produit a plus forte valeur
SLAs fournisseurs plus structures : Bien que les relations fournisseurs aient été bonnes, formaliser les SLAs et les chemins d'escalade plus tot aurait réduit les délais de réponse sur les incidents critiques

Leçons apprises

Le pilotage projet demande la maîtrise du métier : Les compétences techniques de gestion de projet ne suffisent pas. Comprendre le domaine immobilier (codes G2P, distribution multi-canal, contraintes règlementaires) est ce qui transformé un chef de projet en conseiller de confiance
La gestion fournisseur est une gestion de relation : Les meilleures conditions contractuelles ne valent rien sans une relation de travail solide. Les business reviews trimestrielles avec Akeneo et la coordination réguliere avec les agences ont construit la confiance nécessaire à la migration SaaS
Les projets long terme ont besoin d'une gouvernance evolutive : Sur 5 ans, le modèle de gouvernance a evolue d'une coordination informelle vers un COPIL structure et un product ownership formalisé - adapter la gouvernance à la maturité du projet est critique
La passation est un projet a part entiere : Un transfert de connaissances de 5 ans ne se fait pas en une semaine. L'approche de passation progressive (6+ mois de fonctionnement en parallele) s'est avérée indispensable pour la continuité de service